Case Biti9
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Entenda como a Inside pode te ajudar
Como a Biti9 aumentou a previsibilidade com automação e RevOps
Sobre a Biti9
Com sua tecnologia única a Biti9 cria e desenvolve robôs que automatizam processos que estavam até então sendo executados de forma manual e repetitiva. Com ampla atuação em departamentos financeiro e área de compras, a tecnologia desenvolvida pela empresa de São Paulo pode apoiar qualquer departamento de empresas.
Por que mudar
A Biti9 contava com boa estrutura e resultados de vendas. Gerava cerca de 8 reuniões por semana com ticket médio acima dos R$70.000. Os resultados de prospecção eram consistentes e a equipe de vendas conseguia alcançar um bom volume de resultados. A busca por uma consultoria de RevOps se deu por três motivos:
- Consistência nos Resultados: Apesar do bom produto e equipe de vendas, a Biti9 enfrentava oscilações nos resultados, o que afetava o caixa e a capacidade de investimento, além de sobrecarregar ou ociar a equipe de entrega das implementações.
- Evolução dos Indicadores de Vendas: A empresa buscava aumentar a quantidade de oportunidades geradas pela equipe de SDR, que ainda dependia de parceiros, e melhorar a conversão de leads qualificados, que estava em 13%, podendo chegar a 50% conforme benchmarks.
- Melhoria das Ferramentas: A Biti9 utilizava o Exact Sales, que é uma ferramenta de prospecção, mas não um CRM. A empresa precisava de apoio para melhorar suas ferramentas de vendas e marketing, visando maior autonomia na geração de leads outbound.
A escolha da Inside
A Biti9 precisava de um parceiro de RevOps que pudesse apoiá-la tanto na substituição e implementação de ferramentas de vendas quanto na otimização constante da operação de aquisição de clientes. O objetivo era encontrar uma empresa que pudesse ajudar tanto na parte técnica e processual de vendas quanto em passar as novidades para a equipe de operadores.
Como implementamos a solução
Para atingir os resultados esperados e reduzir a oscilação das vendas, melhorando os indicadores e empregando as ferramentas corretas, passamos por quatro etapas. O trabalho foi desenvolvido em cada um desses pilares paralelamente. Os esforços foram priorizados ao longo do tempo. Algumas etapas ocorreram apenas uma vez enquanto outras foram conduzidas em forma de rotina.
Desenho de solução
A primeira etapa do desenvolvimento costuma ser o desenho de solução. Buscamos entender a fundo como a operação de retenção de receita (ou aquela parte específica da operação) está configurada para produzirmos um novo modelo e implementá-lo na ferramenta em questão.
- Auditoria e diagnóstico: Realizamos auditorias rápidas e precisas, analisando os pipelines de vendas no Exact Sales e os dados disponíveis para identificar partes do processo a serem replicadas na nova ferramenta e aquelas que já funcionavam bem. Realizamos um mapeamento técnico e de negócios, com o objetivo de entender como os dados contribuíam para a aquisição de clientes e geração de valor.
- Desenhar o processo: Após entender o processo e os dados, passamos para o desenho do processo. Inicialmente focamos nos processos de pré-vendas e vendas, e posteriormente aplicamos o mesmo procedimento ao marketing. Criamos materiais explicativos sobre o funcionamento das equipes e desenhamos processos adicionais como passagem de bastão de marketing para vendas e prospecção de leads.
- Definição da ferramenta: Durante o desenho, sugerimos o Hubspot como a ferramenta ideal para a complexidade do projeto e a integração com o marketing. Embora não fosse a única opção, era a melhor dentro do orçamento. Realizamos reuniões detalhadas, criamos materiais explicativos e, após essas etapas, estávamos prontos para migrar os dados do Exact Sales e RD Station para o Hubspot.
Pode parecer algo simples. Mas estamos falando de dezenas de reuniões individuais e em grupo, discutindo em profundidade os temas. Preparação de materiais e PPTs que explicassem para as pessoas e documentação escrita específica. Além de anos de experiência em marketing, vendas e CS. Ao final desses três passos estávamos prontos para realizar a migração efetivamente. Tanto da equipe, quanto dos dados do Exact Sales e do RD Station para o Hubspot.
Desenvolvimento e implementação
Uma vez concluído o desenho da solução passamos para o desenvolvimento e implementação na ferramenta escolhida. A implementação na ferramenta passa por três etapas. Começamos configurando a ferramenta, seguimos migrando o processo existente para a nova ferramenta e concluímos com a capacitação da equipe para utilizar os novos métodos.
- Configuração da ferramenta: no primeiro momento estávamos implementando uma nova ferramenta. Para configurar a nova ferramenta passamos pelo checklist de configuração da Hubspot desenvolvido pela Inside que garante que a ferramenta está corretamente configurada para uso. Em outras ocasiões a configuração da ferramenta consiste em gerenciar dados, criar automações, relatórios e painéis;
- Migração dos dados: a segunda etapa foi a migração dos dados. No primeiro momento exportamos todo o histórico relevante do Exact Sales e importamos para o local correto no Hubspot. De forma que as equipes de vendas e pré-vendas pudessem trabalhar saindo do Exact Sales na nova ferramenta. Em novos desenvolvimentos ao longo do projeto eram migrados formatos de trabalho para novos processos e novas ferramentas;
- Capacitação da equipe: enquanto a equipe técnica trabalhava na migração dos dados e configuração da ferramenta a equipe de capacitação treinava as equipes de marketing, pré vendas e vendas a utilizar aquelas ferramentas.
Ao final desse período inicial fizemos uma parceria de longo prazo prestando serviço de RevOps e CRM para as equipes de marketing, pré-vendas e vendas.
RevOps e CRM para Marketing, Pré vendas e Vendas
O trabalho de RevOps para geração e retenção de receita da Inside passa por três etapas: análise de indicadores, implementação e documentação. Sempre começamos o período discutindo os números de geração de demanda, sucesso das iniciativas de marketing, conversão das oportunidades geradas em vendas e priorizando os esforços de acordo com os resultados e com as demandas da organização que precisam ser desenvolvidas. Algumas das entregas mais importantes do período foram:
- Lead Scoring para outbound: Adaptamos o lead scoring da Exact Sales para o Hubspot, replicando a lógica de pontuação para a equipe de outbound.
- Account Scoring: com a formação da equipe de marketing o foco de prospecção passou a ser key accounts utilizando estratégias de ABM. Para isso eram realizadas campanhas via mídia, e-mail e linkedin e as interações precisavam ser registradas nas contas e feita uma pontuação a partir desses registros. Criamos propriedades de pontuação e automações que levassem as interações para formatos de dados que pudéssemos interpretar;
- Dashboard de pré vendas: Criamos dashboards de pré-vendas para monitorar o sucesso e identificar pontos de melhoria na geração de leads.
- Capacitação da gestora de pré vendas: Oferecemos mentorias semanais e ajustes nos relatórios para garantir que a nova gestora de pré-vendas interpretasse corretamente os dados e tomasse decisões informadas.
- Separação do funil de vendas para clientes da base do funil de vendas para novos clientes: os resultados de vendas da base da Biti9 são particularmente importantes, com potencial de upsell relevante. Por isso precisamos criar um funil de vendas separado para que a equipe pudesse vender respeitando regras de negócio específicas daquela operação;
- Construção do objeto projetos: Desenvolvemos um ambiente para acompanhar os projetos, integrando indicadores de sucesso das implementações com o processo de vendas.
Resultados e impacto
O projeto trouxe impactos significativos para a operação da empresa, especialmente no time de SDR e vendas. A principal melhoria foi a maior visibilidade dos números e indicadores de desempenho, que antes estavam fragmentados nas ferramentas anteriores. A automação de tarefas, como o preenchimento do CRM e o acompanhamento das atividades, reduziu consideravelmente o tempo gasto com processos manuais, aumentando a produtividade e permitindo um foco maior nas vendas. O time de SDR foi particularmente beneficiado, recebendo leads com informações mais completas e uma plataforma estável para gerenciar o trabalho, o que resultou na redução do tempo de follow-up e melhoria na qualidade do atendimento.
Além disso, o HubSpot consolidou diversas ferramentas em uma única plataforma, integrando vendas, atendimento ao cliente e controle de contratos, facilitando o processo de comunicação e proporcionando uma visão centralizada dos clientes. O impacto geral foi uma operação mais eficiente, com maior controle sobre os processos e um ciclo de vendas otimizado, que também refletiu na melhoria da conversão e na evolução constante do processo.
