Como ter uma empresa de sucesso? Alguns dizem que para alcançar metas, é preciso ser inovador e audacioso, enquanto outros acreditam que basta ter paixão para crescer um negócio.
Sem dúvidas, há diversos fatores e atitudes que podem auxiliar na ampliação de uma empresa, como planejamento, prática, suporte, um ambiente harmônico, etc. Entretanto, toda e qualquer empresa precisa ser organizada.
A falta de uma boa organização e planejamento pode dificultar o processo de vendas, a análise de resultados, furos na empresa, levando a prejuízos na produtividade e rentabilidade.
E este problema pode ser solucionado criando um dashboard de vendas – um recurso que auxilia, de maneira simples, na organização de dados e informações da sua empresa.
Quer saber mais sobre essa ferramenta que pode ser a sua principal aliada? Então continue lendo este artigo!
O que é um dashboard de vendas?
Dashboard de vendas, ou painel de controle, é um recurso utilizado para disponibilizar, de maneira fácil e simples, os principais dados de uma empresa.
Esta ferramenta é muito utilizada por grandes empresas, que querem guardar e visualizar graficamente as informações de diversos setores – mas não se engane, o dashboard de vendas pode ser utilizado por empresas de todos os tamanhos!
Além de armazenar, o painel de controle também atualiza em tempo real todas as informações, e de uma maneira que todos os departamentos da empresa possam visualizar. Muito legal, né?
Outro incrível benefício desse recurso, é que ele é relativamente simples de usar. Basta colocar as informações no painel, que ele irá atualizar todos os dados de maneira automática – e o melhor: todos os números serão disponibilizados em gráficos e cores, permitindo uma melhor visualização.
Basta sempre atualizar o painel, que ele mesmo faz as contas e apresenta resultados.
Com essa ferramenta, será muito mais fácil obter métricas como taxa de conversão, ciclo de vendas, ticket médio, oportunidades abertas, e todos os seus Key Performance Indicators:
Quais os benefícios de ter um dashboard de vendas?
Como já vimos, o dashboard de vendas é essencial para manter a organização e planejamento dos departamentos de uma empresa – e isso oferece diversas vantagens. Confira:
Análise em tempo real
Planilhas podem ser uma verdadeira ajuda na hora de armazenar dados, só tem um problema: é necessário a atualização constante e manual das informações. E, com todo esse trabalho, pode ser difícil ter resultados em tempo real.
Como pouco adianta analisar dados desatualizados, a melhor jogada que a sua empresa pode fazer é trocar as tradicionais planilhas por um painel de controle digital e que que se atualiza automaticamente.
Com esse recurso, os vendedores poderão visualizar informações pertinentes e em tempo real, otimizando o tempo, possibilitando identificar problemas com antecedência e permitindo que os vendedores foquem nas vendas.
Organização de dados
Como já falamos aqui, diferente da planilha, o dashboard de vendas atualiza as informações automaticamente, o que significa que os dados estarão sempre organizados e atualizados.
Isso diminui a quantidade de erros, tempo gasto para preencher informações e, claro garante que os vendedores foquem no que realmente importa: vender.
Vale lembrar também que os painéis de controle não só armazenam dados, como fazem isso de um jeito visualmente mais fácil de ser interpretado. Com cores e gráficos, é muito mais fácil analisar as métricas e resultados!
Comunicação interna mais eficiente
Outro enorme benefício de utilizar o dashboard de vendas na sua empresa é que ele oferece um painel de vendas integrado entre o time de vendas, marketing e outras áreas.
Esta integração possibilita uma visão e comunicação interna mais eficiente, já que todos os setores estão a par das ações, informações e dados da empresa.
A comunicação interna, além de transformar o ambiente de trabalho em um lugar mais harmonioso, também pode ser trabalhada como uma estratégia de negócios, já que pode ajudar a manter a equipe motivada e informada.
Além disso, essa visualização de dados em conjunto permite ao setor financeiro bater as informações com o resto da equipe. Desse modo, é mais fácil examinar o desempenho dos funcionários e da marca.
Como criar um dashboard de vendas?
Agora que já te convencemos que ter um dashboard de vendas na sua empresa é fundamental, vamos te explicar com um passo a passo simples como implantar este recurso:
Defina métricas de vendas
Um painel de controles lida diretamente com métricas e, por isso, o primeiro passo é definir os principais KPIs utilizados na sua empresa – e isso conta para produtividade e vendas.
Então, antes de qualquer coisa, defina os principais indicadores que serão acompanhados pelo painel, e a melhor maneira de disponibilizá-los na plataforma.
É possível escolher entre métricas que detalharão a quantidade de atividade exercida e métricas que referem-se ao desempenho e resultados.
O Ticket Médio, por exemplo, é um ótimo indicador de performance de vendedor, pois ele mensura o valor médio gasto pelos clientes. Quanto mais alto for o ticket médio, mais dinheiro a empresa está investindo no relacionamento com o consumidor.
Por outro lado, a análise de canais é uma melhor opção para as marcas que querem crescer em redes sociais. Esta métrica ajuda a entender quais as principais plataformas utilizadas pelo público-alvo da sua empresa.
A verdade é que há dezenas de métricas que podem ajudar a sua empresa a crescer e, se você quer conhecer um pouco mais sobre KPIs de venda e a melhor maneira de utilizá-los, acesse KPI de Vendas: Quais Os Principais E Por Que Medi-los?
Escolha a plataforma
Após definir os KPIs que serão utilizados e analisados, chegou a hora de escolher a plataforma que você utilizará como painel de controle.
Neste momento, você precisa decidir qual plataforma soluciona as necessidades e, claro, que esteja dentro do seu orçamento.
Lembrando que um bom dashboard de vendas é aquele que possibilita uma visão clara e simples dos dados, assim como integra e atualiza as informações de maneira automática.
Com isso em mente, vamos analisar as principais ferramentas utilizadas como painel de vendas:
Planilhas compartilhadas
Esta é uma das opções para empresas que estão começando ou não tem um orçamento muito alto, já que a ferramenta é gratuita.
Mas uma vez que o negócio começar a crescer e o número de funcionários aumentar, uma planilha compartilhada não dará conta de atualizar e armazenar as informações. E, uma planilha desorganizada pode, inclusive, trazer alguns prejuízos.
Por isso, avalie bem as necessidades da sua empresa na hora de escolher uma plataforma. Muitas vezes o barato sai caro.
CRM
Para aqueles que não sabem, o CRM é uma ferramenta muito conhecida no meio do marketing e vendas, porque auxilia o armazenamento de dados e análise das etapas do processo de vendas.
Estes softwares oferecem informações de desempenho de vendas e funcionários, históricos e relatórios, dados sobre clientes e tudo isso de maneira integrada.
As plataformas de CRM geralmente permitem a visualização dos dados de maneira visualmente simples e intuitiva, o que permite a automatização de erros e menos taxas de erros na interpretação das informações.
ERP
Já o Enterprise Resource Planning (ERP), é um sistema integrado de gestão empresarial, e ajuda na organização, automatização e integração de processos de vários departamentos. Dessa forma, é possível armazenar os dados e sincronizar diversos departamentos com uma comunicação rápida e direta.
Saiba mais: VOCÊ CONHECE AS DIFERENÇAS ENTRE ERP E CRM?
Tenha organização
Depois de escolher as métricas e plataformas que serão utilizadas, é hora de colocar os dados no dashboard de vendas – e de maneira organizada, claro.
Como você está criando o painel do 0, é muito importante ter certeza de que todas as informações armazenadas estão corretas, porque isso irá influenciar nas análises e resultados futuros.
Descubra a melhor maneira de disponibilizar os dados e quais configurações de cores e gráficos você pode utilizar para facilitar a visualização.
E lembre-se: o painel de controle de vendas é feito para organizar dados de acordo com as suas necessidades e métricas. Dessa forma, tente excluir informações desnecessárias ou repetidas.
Acompanhe resultados
Por fim, com todos os elementos sincronizados e disponibilizados, você utilizará o dashboard de vendas para a sua função principal: visualizar e analisar dados.
Nessa etapa, é imprescindível ter um gestor que saiba utilizar as ferramentas, métricas e plataformas e, assim, utilizar todo o potencial do painel de controle.
A análise de resultados possibilita um olhar mais profundo em furos dentro da empresa, melhorias e até descobrir tendências de mercado.
Como gerenciar um dashboard de vendas?
Para criar um dashboard de vendas, é necessário organizar dados. Para gerenciar o painel de controle, é preciso saber mensurar métricas e resultados.
Por isso, separamos as principais métricas que podem ser utilizadas para otimizar o tempo e melhorar o processo de vendas da sua empresa.
Número de visitas no site
Esta métrica é essencial no time de marketing e pode ajudar a enviar leads mais qualificados para os vendedores.
Essa métrica permite uma visualização mais clara do impacto do marketing de conteúdo no seu negócio. Esses números podem auxiliar a criar campanhas mais assertivas e entender as prioridades do cliente.
Oportunidades abertas e vendas fechadas
O número de oportunidades abertas, assim como vendas fechadas e perdidas, também devem ser mensuradas. Esses dados, comparados entre si, possibilitam analisar quais as falhas em campanhas.
Por exemplo, se o número de oportunidades abertas for muito superior ao número de vendas fechadas, então a empresa está com algum furo na abordagem, estratégia ou prospecção de vendas – e necessita de adaptações.
Dicas importantes para o uso do dashboard
Você deve ter percebido que criar um dashboard de vendas do 0 não é uma tarefa fácil. Por isso, separamos algumas dicas e detalhes que você deve prestar atenção na hora de criar o seu painel de controle.
Constância de uso
O painel de vendas tem o objetivo de auxiliar os vendedores a organizar e armazenar dados e, por isso, é muito importante manter uma constância de uso e atualização. Para manter o seu dashboard sempre estruturado, preste atenção nesses detalhes:
- A nomenclatura de KPIs e informações deve ser sempre a mesma. Não use nomes diferentes a mesma métrica – isso pode confundir a leitura;
- Se você optar por utilizar imagens para melhorar a visualização do painel, certifique-se que a imagem está clara e de acordo com o que ela estará representando;
- É imprescindível escolher e manter a forma como você irá organizar os dados. Por exemplo, se as datas serão no formato americano (mm/dd/aaaa), ou no universal (dd/mm/aaaa).
- Utilizar cores para se organizar pode ser uma boa opção, mas é preciso sempre ter um sistema de cores consistente. Isso significa nunca usar a mesma cor para informações diferentes e não usar cores demais, que podem poluir o painel.
Leve em consideração um layout prático
Além de ter constância no uso do dashboard de vendas, é muito importante escolher um layout lógico. Dessa forma, o acesso às informações será feito de maneira simples e harmônica.
Para ter uma interface prática, leve em consideração:
- A quantidade de informações no painel. Se o seu dashboard tiver muitos dados, algumas informações podem passar despercebidas.
- A escolha de cores deve ser consistente e harmoniosa. O objetivo do painel é ser organizado e muitas cores podem prejudicar a visualização.
- Saiba quais gráficos utilizar de acordo com as informações apresentadas. Entender os gráficos e a melhor maneira de utilizá-los pode auxiliar na apresentação de dados.
Aprofundamento nas métricas que importam
Esta é a dica principal na hora de criar e gerenciar um painel de controle de vendas: aprofunde em métricas que fazem sentido à sua empresa.
Entender os objetivos da empresa é o primeiro passo para definir as métricas que serão usadas no dashboard de vendas. A partir daí, faça uma análise profunda das melhores KPIs que podem ser utilizadas para alcançar essas metas.
Aqui, você pode utilizar dois tipos de métricas: as baseadas em resultados e as baseadas em atividades. A primeira refere-se ao desempenho e resultados de produtos, equipes ou da empresa. Já as métricas de atividades referem-se a quantidade e qualidade do trabalho sendo exercido.
Vale lembrar que não é recomendado utilizar muitas métricas de vendas, já que um painel muito cheio pode ser confuso e tirar o foco dos objetivos principais.
Conclusão
Entender que utilizar o desenvolvimento e inovações da tecnologia como uma oportunidade de ampliar e se diferenciar dos concorrentes é saber usar ferramentas a seu favor.
O dashboard de vendas, apesar de ser trabalhoso, é um recurso que pode trazer diversos benefícios para a empresa.
Mas, claro, não é o único elemento que pode auxiliar na melhoria de resultados. E, se você quer saber um pouco mais sobre estratégia de vendas, então confira o blog da Inside!
