Case Qive
Sobre a empresa
A Qive é uma empresa de tecnologia especializada em simplificar a gestão de documentos fiscais, pagamentos e fornecedores.
Soluções
RevOps e Migração
Ferramentas
HubSpot
Entenda como a Inside pode te ajudar
Como a Qive aumentou a confiança com automação e RevOps
Sobre a Qive
A Qive, anteriormente conhecida como Arquivei, é uma empresa de tecnologia com sede em São Carlos, SP, e atuação em todo o Brasil. Especializada em simplificar a gestão de documentos fiscais, pagamentos e fornecedores, a Qive oferece soluções que automatizam rotinas e otimizam o controle e a organização de notas fiscais e pagamentos. Com sua plataforma, as empresas conseguem evitar juros, fraudes, reduzir riscos e acessar suas notas fiscais com agilidade, ganhando tempo e eficiência.
Desde abril de 2024, a Qive também integrou a ConexãoNF-e, somando forças para oferecer uma experiência ainda mais completa na gestão fiscal. Essa união representa o compromisso da empresa com a inovação, desenvolvendo uma plataforma que, ao integrar inteligência artificial e análise de dados, torna a gestão financeira mais segura e eficaz para negócios de todos os portes.
Com a nova identidade e uma estrutura reforçada, a Qive mantém sua posição de liderança no mercado de automação de documentos fiscais, ajudando seus clientes a economizar tempo e recursos. Mais do que nunca, a empresa se consolida como uma parceira confiável para uma gestão financeira, facilitando o fluxo de pagamentos entre empresa e fornecedor. inteligente e descomplicada.
Por que migrar
Nos deparamos com o desafio da Qive em meados de 2023, quando a equipe de RevOps (Operações de Receita) estava em plena transição da sua plataforma de vendas e CRM (Gestão de Relacionamento com o Cliente) para o HubSpot. Na época, a empresa utilizava o Salesforce para gerenciar negócios em seus diversos canais de vendas e perfis de clientes. A equipe de marketing já estava utilizando o HubSpot, com as informações integradas pelo aplicativo nativo do marketplace do HubSpot. A migração do CRM apresentou uma complexidade adicional, pois o contrato com o Salesforce estava prestes a expirar, e a Qive precisava estar completamente operando no HubSpot CRM em apenas três meses.
Quando a decisão de migrar do Salesforce para o HubSpot foi tomada, a equipe da Qive buscava alcançar três objetivos específicos:
Aumentar o retorno sobre o investimento:
a integração das plataformas proporcionava inteligência e conectividade, mas a um custo muito elevado. Isso ocorria principalmente porque o Salesforce, como uma solução standalone, é bastante limitado. Para funcionar bem ele precisa da adição de inúmeros aplicativos pagos, e caros. A empresa precisava contratar aplicativos para praticamente tudo: rastreamento de e-mails, integrações complexas e chamadas na ferramenta. Qualquer detalhe para melhorar a operação era cobrado à parte. Essa estrutura, embora ótima para o negócio do Salesforce, não atende bem uma empresa em crescimento.
Ganhar velocidade na administração e uso do CRM:
na época, a equipe de RevOps precisava administrar dois fornecedores (HubSpot e Salesforce), o que resultava em trabalho dobrado em todas as frentes. Dois fornecedores significavam duas formas de organizar o negócio, duas configurações, dois ajustes sempre que qualquer regra de negócio fosse modificada. E essas regras são alteradas com relativa frequência em empresas desse porte. A manutenção de duas ferramentas sobrecarregava constantemente a equipe de RevOps, impedindo-os de oferecer um serviço de qualidade ao cliente interno. Além disso, a experiência de administrar o Salesforce é mais complexa em comparação com o HubSpot. O segundo objetivo dessa melhoria era aumentar a eficiência operacional das equipes de pré-vendas e vendas: embora completa, a ferramenta do Salesforce traz um nível alto de complexidade para as atividades diárias de ligação, mensagens e e-mails em contato direto com o cliente final.
Criar uma estrutura de assimilação de novas empresas:
por fim, a Qive, que utiliza estratégias de M&A (Fusões e Aquisições) como alavanca de crescimento, precisava de uma estrutura de CRM que permitisse a incorporação das operações das empresas adquiridas. Quem trabalhou nessa área sabe que adquirir empresas gera um nível altíssimo de complexidade. É desafiador gerar as externalidades positivas esperadas de um M&A. E o pior cenário é fazer tudo certo no M&A e a potencialidade da aquisição deixar de ser atingida por limitações técnicas. A empresa precisava de parceiros certos em todas as áreas de M&A e também necessitava que, uma vez adquiridas, a integração técnica das empresas funcionasse de maneira eficaz.
A escolha do parceiro
Escolher um parceiro para a migração de tecnologia é uma tarefa delicada, onde erros geram custos elevados. A Qive procurava um parceiro que não apenas fornecesse a solução técnica para a migração, mas também manutenção contínua do CRM e que trouxesse capacidade de desenhar processos de pré-vendas, vendas e CS. Era essencial que esse parceiro configurasse a plataforma de uma maneira que as equipes pudessem e quisessem utilizar. Falando a linguagem de quem vai realmente usar a plataforma.
Essa experiência com vendas é rara no marketplace da HubSpot. Embora existam algumas dezenas de bons parceiros que implementam a ferramenta no Brasil, apenas três possuem experiência prática e um entendimento real de como funcionam as operações de pré-vendas, vendas e CS em empresas de tecnologia com a dimensão da Qive.
Esse tem sido o principal diferencial da Inside e é o tipo de problema que nos faz diferentes das demais opções de parceiros que implementam Hubspot: nós entendemos de tecnologia e entendemos como as áreas de Revenue operam. Passando anos liderando equipes comerciais, nossa perspectiva de como implementar o CRM leva em consideração como as pessoas que precisam bater as suas metas vão receber aquelas estruturas criadas. Mais do que agências ou empresas de tecnologia conseguem entender. Essa capacidade não nos faz melhor em todos os casos, mas nos faz diferentes das outras opções de parceiros.
Migração para a Hubspot
O primeiro passo da migração envolveu auditar e revisar os processos de pré-vendas e vendas, analisando seu funcionamento nas ferramentas atuais. Esse trabalho foi essencial para aprimorar os processos e traduzir as regras de negócio da Qive para o HubSpot.
O segundo passo consistiu na migração propriamente dita, que abarcou a configuração das ferramentas de CRM e vendas do HubSpot, o treinamento da equipe e a migração de dados. Na terceira etapa, foi realizada a integração da Conexão NFe, uma startup recém-adquirida, ao mesmo HubSpot utilizado pela Qive. Por fim, a Inside forneceu um serviço contínuo de gestão e otimização do CRM, assegurando a continuidade no uso e desenvolvimento da plataforma, atuando como uma extensão da equipe de RevOps. Mais detalhes de cada etapa estão descritos abaixo:
Auditoria e ajuste de processos
O primeiro passo da migração foi auditar os processos e tecnologias existentes, ajustando-os para se alinharem às regras de negócio viáveis na plataforma HubSpot. Esse trabalho durou três semanas e seguiu o passo a passo:
1.
Entendimento das regras de negócio: por meio de entrevistas estruturadas, análise de bases de dados e registros de CRM, compreendemos como as operações funcionavam no início do projeto;
2.
Ajuste e refinamento de processos: em seguida, propusemos ajustes e melhorias nesses processos, discutimos com as lideranças e aprovamos as mudanças com as pessoas envolvidas. Essa etapa envolveu várias reuniões individuais e em equipe, combinando o conhecimento da Inside sobre processos de vendas com o conhecimento da Qive sobre seu próprio negócio;
3.
Auditoria de HubSpot e Salesforce: paralelamente, realizamos uma auditoria técnica do HubSpot e Salesforce. Analisamos bases de dados e configurações para entender como essas ferramentas estavam configuradas. Essa etapa foi crucial para priorizar esforços e garantir que a migração não impactasse a operação de marketing em funcionamento no HubSpot.
Ao término deste processo, a equipe da Qive estava plenamente operacional na plataforma da HubSpot, descontinuando assim o uso da Salesforce.
Incorporação da Conexão NFe
A terceira etapa da parceria envolveu a integração da Conexão NFe, uma empresa catarinense especializada em digitalização de documentos, que competia em partes com a Qive, mas também oferecia soluções complementares. Em 2023, a Qive adquiriu a Conexão NFe, conforme anunciado pela Exame. Além das integrações de negócios e equipe, que já são naturalmente complexas, a Qive precisava integrar também a tecnologia e operações das duas empresas.
A Inside entrou nesta fase para incorporar a operação da Conexão NFe ao HubSpot da Qive. Essa etapa foi particularmente desafiadora porque, ao contrário das operações padrão da empresa, uma empresa adquirida não segue as mesmas regras de negócio e processos decisórios da matriz. Com uma nova empresa, as regras e hierarquias continuam sendo ajustadas, e há incertezas sobre quem decide o quê. Neste ambiente em evolução, precisamos navegar enquanto integramos as duas operações no mesmo HubSpot.
A Conexão NFe já utilizava a plataforma HubSpot, portanto, manter duas contas separadas não fazia sentido e a consolidação foi necessária para otimizar a operação conjunta.
CRM e RevOps as a service
Com todo o ecossistema da Qive consolidado na mesma plataforma e suas respectivas regras de negócio implementadas, avançamos para uma fase de CRM e RevOps as a Services. A Inside atua não apenas como um braço da equipe de RevOps, mas também como um fornecedor de inteligência estratégica. Isso significa que, por um lado, estamos envolvidos na rotina diária e na execução de melhorias no CRM. Por outro lado, também aplicamos inteligência de negócios para trazer as melhores práticas do mercado para o uso geral da HubSpot na Qive Esse trabalho é estruturado em três etapas:
- Reuniões semanais e relatórios de entrega: toda semana, um consultor sênior da equipe Inside conduz uma reunião com os responsáveis pelo RevOps da Qive para priorizar entregas, relatar o progresso das atividades desenvolvidas e discutir questões críticas da operação.
- Execução técnica no CRM HubSpot: ao longo das semanas, nossa equipe realiza o trabalho acordado. Isso pode incluir configuração do HubSpot, integrações, manutenção de fluxos de trabalho, resolução de problemas na plataforma, implementação de novos casos de uso e ajustes necessários conforme necessário.
- Levantamento e propostas: além de executar mudanças e melhorias sugeridas, nosso time também se dedica a propor melhorias adicionais e indicar ações que possam gerar melhores resultados ou experiências para as equipes de pré-vendas, vendas e CS.
No decorrer da parceria foram levantadas demandas diversas e construídas no Hubspot. Como é uma parceria recorrente o volume de trabalho e desenvolvimento é alto. Três frentes de trabalho se destacam:
Automações de dados:
a Qive é uma operação robusta atendendo diversos mercados com diversos produtos, por equipes diferentes. Se nada for feito a operação vai sair do controle. E o controle da operação ocorre por meio do controle dos dados. Boa parte do trabalho é realizar fluxos de automação, organizar segmentações, refinar categorias, ajustar origens e garantir que o Hubspot esteja preenchendo corretamente os dados, reduzindo assim o trabalho manual das equipes de pré-vendas, vendas e CS;
Automações para usuários:
equipes de operadores não querem preencher dados repetidos nem criar tarefas manualmente. Uma parte importante do trabalho ocorre em automatizar tarefas manuais dos usuários. Esse trabalho ajuda a economizar espaço na cabeça de quem precisa utilizar a sua inteligência para falar com os clientes, resolver problemas dos usuários da plataforma e negociar condições de contratação dos produtos da Qive.
Levantamento e priorização:
quando começamos a Inside acreditávamos que as reuniões semanais com a equipe do cliente não gerariam tanto valor, dado que elas seriam apenas de acompanhamento. Entretanto, elas têm se mostrado momentos chave para estreitar a parceria e entender como podemos contribuir mais para a operação. Nessas ocasiões desenvolvemos visões de negócio e discutimos oportunidades de utilizar alguma ferramenta nova da Hubspot ou integrada a plataforma.
Resultados e impacto
A Qive está alcançando um crescimento anual superior a 100%, impulsionado em grande parte pelo trabalho realizado no HubSpot com o suporte da Inside. Além desse crescimento significativo, a equipe de RevOps conseguiu estabilizar a operação e aumentar a confiança das equipes de frente no sistema de CRM disponível.
Um dos principais resultados gerados foi a capacidade de manter a operação funcionando independente do que aconteça. Pessoas podem receber propostas e mudar de empresa, profissionais saem de férias e com frequência são realocados para outras áreas. Ainda mais em empresas de tecnologia em crescimento, essa movimentação é frequente. O apoio da Inside ajudou a Qive a garantir o funcionamento da operação independente de qualquer movimentação das equipes, sendo um braço constante de apoio e manutenção da plataforma.
