Ter alguma forma de organização de dados é fundamental para qualquer empresa. No caso de pequenos negócios, o Excel apresenta-se como uma ótima opção, já que é gratuito e pode controlar os principais dados.
Assim, não é incomum empresas utilizarem planilhas de vendas Excel para centralizar informações e números.
No texto de hoje, iremos aprofundar sobre como utilizar essa ferramenta para organizar informações, seus benefícios e quando é necessário a migração para uma tecnologia mais robusta. Boa leitura!
Benefícios de ter uma planilha de vendas Excel
Por que algumas empresas optam por utilizar o Excel como forma de organizar as planilhas de vendas. Na verdade, existem dois principais motivos:
Custo
O custo benefício do Excel é um dos grandes diferenciais da plataforma. Sem qualquer mensalidade, é possível criar, editar, baixar e compartilhar arquivos de maneira 100% online.
Além de poder criar tabelas, o Excel também oferece funcionalidades de gráficos e outros modos de visualização de dados para ajudar o seu negócio.
Assim, para empresas early stage, essa ferramenta é muito atraente não apenas porque oferece muitas funcionalidades, mas também porque não há custos.
Muitos profissionais de vendas sabem usar
Além de ser um ótimo custo benefício, a maioria dos profissionais em vendas já tem conhecimento e experiência usando planilha de vendas Excel. Isso significa que não será necessário uma capacitação de colaboradores para usarem a ferramenta.
Em outros casos de plataformas mais robustas, geralmente, é necessário um tempo para fazer um onboarding e ensinar os vendedores a usarem a plataforma, por mais simples de utilizar que ela seja.
Utilizando planilha de vendas Excel para:
Outro grande benefício em utilizar a planilha de vendas Excel é que você pode organizar diversas informações em um só lugar. Assim, você pode criar tabelas como:
Controle de estoque
A planilha de vendas Excel para controle de estoque serve para organizar e administrar todos os produtos, para evitar acúmulo ou falta de mercadoria. Esse tipo de tabela geralmente conta com unidade, estoque mínimo, estoque máximo, estoque final, lucro e etc.
Fluxo de caixa
A planilha de caixa não é usada apenas em vendas, porque interfere em toda a empresa. Essa tabela acompanha todas as operações financeiras de um negócio, desde entradas até saídas.
Essa planilha de vendas Excel é fundamental para a empresa não gastar mais do que está lucrando e assim entrar no vermelho.
Assim, a planilha de fluxo de caixa necessita ter: data, saída, entrada, saldo total, lucratividade e outros critérios que façam sentido ao seu negócio.
Calendário para redes sociais
Muito utilizado pelos times de marketing, o Excel é uma ótima ferramenta para fazer um planejamento para redes sociais. Assim, a sua empresa se organiza com o que precisa ser feito, quem vai fazer e qual a data de publicação.
CRM
Por fim, temos a planilha de vendas Excel mais utilizada pelo time comercial: o CRM. Muitas empresas early stage que não tem orçamento para investir em ferramentas como HubSpot ou Pipedrive utilizam o Excel para manter organizado todas as informações dos clientes para prospectar de maneira eficiente.
É importante entender que o Excel é uma alternativa interessante para negócios que ainda estão crescendo, contudo, conforme a empresa atingir uma cartela grande de clientes, é fundamental migrar para um sistema CRM para garantir que todas as etapas e atividades de vendas estejam sendo feitas de maneira adequada.
Por que migrar do Excel para um CRM?
Como mencionamos, o Excel é muito utilizado em empresas early stage que não tem uma área de vendas totalmente desenvolvida. Contudo, conforme o negócio cresce, é necessário investir em tecnologias mais robustas e que aguentem as novas demandas.
Assim, é muito importante, como líder de vendas, entender quando é necessário migrar do Excel para um CRM mais eficiente. Foi exatamente isso que aconteceu com a Faster e, depois da implementação do HubSpot, plano de crescimento e capacitação, a empresa triplicou a receita.
Para saber tudo sobre esse projeto de sucesso, leia o nosso case com a Faster!
Segurança de dados
A facilidade com que planilhas podem ser compartilhadas é um grande perigo para as empresas.
Um funcionário pode compartilhar a planilha com qualquer pessoa com apenas alguns cliques, além de poder salvar em seu próprio computador para utilizar depois.
Já um sistema CRM necessita de login e senha para ter acesso aos dados de cliente, leads e outras informações da empresa.
E, caso um colaborador saia da empresa, é muito simples cancelar o usuário para que o mesmo não tenha mais acesso aos dados dentro do CRM.
Além disso, a maioria das tecnologias de CRM armazenam todas as informações na nuvem, o que implica em maior segurança e organização.
Visualização mais fácil
O Excel possui algumas visualizações interessantes, como gráficos e tabelas. Por outro lado, algumas informações podem ficar perdidas ou repetidas, dificultando a visualização e leitura (especialmente se mais de uma pessoa utiliza a planilha de vendas Excel).
Por outro lado, plataformas CRM possuem mais opções de visualização de dados, como também fluxos de trabalho e dashboards, permitindo que o vendedor entenda as informações com mais facilidade e, assim, tire conclusões valiosas.
Além disso, outro ponto positivo em relação aos sistemas de gerenciamento de relacionamento do cliente é que o time de vendas pode personalizar a interface de acordo com as suas necessidades e processos, facilitando também a navegação.
Integração com outras ferramentas
O Excel foi criado para trabalhar muito bem com outros produtos da Microsoft, como Word ou Powerpoint. Dito isso, a plataforma não tem muitas integrações com outras ferramentas de vendas.
Já o HubSpot, por exemplo, oferece mais de 400 integrações para facilitar a rotina de trabalho do vendedor. Você pode conectar o seu CRM com o Slack, Google Agenda, Gmail, Zapier, Facebook Ads e muito mais.
No dia a dia, esse tipo de centralização de serviço é muito importante para automatizar tarefas e otimizar o tempo, assim, os vendedores conseguem focar no que realmente importa: prospectar e fechar negócios.
Automação de tarefas
Sem dúvidas, um dos grandes desafios em ter uma planilha de vendas Excel é ter que atualizar os dados manualmente. Esse tipo de atividade acarreta em dados repetidos, números faltando e uma tabela desatualizada.
Sistemas CRMs contam com um tipo de tecnologia que automatiza algumas tarefas, como envio de mensagens, lembretes de atividades de cadência e até mesmo templates para follow-up.
A tendência é que essas tecnologias comecem a utilizar inteligência artificial e ofereçam recursos ainda mais eficientes. Para saber mais sobre essa tendência, confira o nosso eBook gratuito.
Otimização do tempo
Claro que atualizar informações manualmente leva tempo e, às vezes, um tempo que o(a) vendedor(a) não tem. Isso é muito importante quando colocamos em perspectiva o ditado “tempo é dinheiro”.
Você quer que o seu time de vendas aborde leads, agende reuniões e feche negócios ou atualize os dados de uma planilha? É importante colocar as necessidades e objetivos em perspectiva na hora de decidir se realmente vale a pena utilizar planilhas de vendas no Excel.
Esperamos que você tenha gostado de saber sobre planilha de vendas Excel e, talvez, você pode se interessar também pela leitura de:
- SISTEMA CRM: O QUE É E COMO USAR PARA AUMENTAR AS VENDAS?
- Migração de CRM: Como migrar dados, contatos e propriedades do seu CRM atual
- Preços do HubSpot: qual plano atende às suas necessidades?
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