Se você é gestor de um time de vendas deve saber que, muitas vezes, o maior desafio é fazer com que todos os vendedores trabalhem alinhados e seguindo um mesmo padrão de processo comercial.
Um(a) novo(a) colaborador(a) é contratado(a), passa pelo onboarding e, em alguns meses, já se esquece das informações mais relevantes – afinal, quem lembra todos os passos desde a captação dos clientes até o pós vendas?
O que muitos gestores não sabem é que esse problema pode ser facilmente resolvido com um playbook de vendas. Este documento apresenta a empresa e reúne os processos de vendas: etapas da jornada de compra, principais indicadores, atividades, função dos profissionais de vendas, metodologia de trabalho, perfil ideal de cliente e muito mais.
Então, se você ainda não tem um playbook de vendas ou quer refazer o seu, continue lendo esse texto. Aqui, você vai encontrar um passo a passo para fazer o seu playbook, dicas e muito mais! Confira:
O que é um playbook de vendas?
Um playbook de vendas é um documento que reúne diversas informações sobre o processo de vendas do seu negócio. Esse documento tem como objetivo registrar um padrão de processos de vendas e explicá-los para os colaboradores da área, sobretudo os iniciantes.
É interessante saber que o conceito de playbook surgiu com base numa ideia vinda do ambiente esportivo. No futebol americano, é normal que os treinadores tenham um playbook com descrições detalhadas das jogadas que os jogadores podem fazer em diferentes momentos.
Assim como o playbook do futebol americano, o playbook de vendas deve ser um documento que apresenta a cultura comercial de um negócio, apresentando o passo a passo e sugestões do que fazer e como tem sido feito.
O objetivo, no fim das contas, é compilar o conhecimento que seu negócio concentrou ao longo do tempo e registrar as estratégias usadas pelos vendedores. Tudo isso de forma prática e simples de consultar.
Por que a minha empresa precisa ter um playbook de vendas?
Essa resposta é simples! Para concentrar todos os processos da sua operação comercial, o playbook de vendas funciona como um guia para ajudar o time de vendas a trabalhar com mais eficiência, seguindo padrões e alinhando processos entre diversas áreas que interagem com vendas.
Por conta disso, utilizar este documento é uma das chaves para conseguir que os vendedores sigam as práticas e entendam profundamente a empresa que eles representam. Alguns dos principais benefícios que isso gera numa empresa são:
Alinhamento interno
A falta de alinhamento de um time de vendas é um dos grandes perigos para as empresas. Isso se aplica para o engajamento interno da equipe como também entre o time de vendas e outras áreas de um negócio.
Se cada pessoa faz o que acredita ser melhor, não há processo e nem padrão. O que acaba comprometendo toda a produtividade da área de vendas, assim como acompanhamento de desempenho por parte do gestor.
Agora, o playbook de vendas funciona como um guia completo de todos os processos comerciais. Não sabe o que precisa ser feito? Leia o documento. Entrou uma nova pessoa para o time? Apresente o documento.
Assim, todos os funcionários da empresa estão a par do que está acontecendo, e o que deve acontecer. Isso ajuda a melhorar a comunicação interna, as expectativas de outros departamentos e a padronização de processos.
Melhores práticas de vendas
Ao reunir e descrever com detalhes as melhores práticas operacionais em um único documento, acompanhado de dados e informações, você consegue destacar a efetividade da sua operação comercial.
O time de vendas consegue entender por A + B porque seguir estes processos e como este passo a passo pode chegar ao resultado desejado.
Além disso, com todos os vendedores seguindo um mesmo padrão operacional, é imensamente mais fácil de mensurar e acompanhar o desempenho da equipe e individual. O que, consequentemente, ajuda a entender detalhes importantes, como: será que é necessário investir em uma nova ferramenta? Precisamos realizar mais um treinamento de vendas? Existe algum gargalo em nosso funil de vendas?
Gestão do tempo
Quando falamos de vendas, é muito comum que vendedores percam parte do seu tempo realizando tarefas que não deviam. E isso geralmente ocorre porque estão perdidos e não sabem o que precisa ser feito.
Um documento de base que reúne todos os processos a serem seguidos e que pode ser acessado por qualquer pessoa do time comercial é uma solução inteligente a este problema.
Assim, os vendedores saberão exatamente o que precisa ser feito agora, e o que precisa ser feito amanhã. Sem perda desnecessária de tempo e focando no que realmente importa: vender de maneira eficiente.
Como fazer o seu playbook de vendas?
Se você está tendo problemas de alinhamento interno, má estruturação do processo comercial, ou até mesmo gestão de vendas pouco eficiente, a criação de um playbook de vendas pode ser uma ótima estratégia. Para criar o seu, basta seguir este passo a passo:
Apresentação da empresa
A primeira informação que deve aparecer no seu playbook de vendas é a apresentação da empresa. É fundamental que todos que estejam trabalhando para um negócio entendam sobre os valores, cultura e missão da organização.
Por isso, inclua uma visão geral da sua empresa, contendo um breve histórico, cultura de organização, missão, valores, desafios de mercado e concorrência, e planos para o futuro.
Você pode adicionar também algumas informações de posicionamentos ou qualquer outro texto que seja importante para o dia a dia dos vendedores.
Mapeamento de processos
Em sequência a apresentação da empresa, faça uma lista de todos os processos da sua operação de vendas, desde o primeiro contato com o cliente, até o pós-vendas.
Então, destrinchar cada uma dessas etapas detalhadamente, colocando todas as informações necessárias para que os vendedores sejam capazes de entender como funciona o processo. Inclua ferramentas, atividades, melhores práticas, dúvidas fundamentais, dados e muito mais.
Apresente o pipeline de vendas em todos os seus estágios, e explique os perfis de clientes ideais da empresa, com tudo muito detalhado para não terem nenhum equívoco.
Outro ponto que é importante incluir no playbook de vendas, são as funções de cada um da equipe. Pode parecer bobo, mas, muitas vezes, colaboradores de outras áreas não sabem com quem falar para resolver determinado problema. Então, ao incluir as funções e atividades do departamento de vendas, você melhora a comunicação interna e o alinhamento.
Esta etapa da criação do seu playbook de vendas é uma das mais demoradas e necessita ser muito detalhada. Por isso, conforme você for mapeando e esboçando cada processo, irá perceber alguns gargalos, seja na operação, nas ferramentas de vendas ou na gestão.
Assim, este olhar próximo e em cada etapa permite refinar cada vez mais todos os processos da operação de vendas, levando a uma melhoria contínua.
Quais são meus gaps?
Diante desses ruídos encontrados que impedem o potencial e sucesso completo da sua empresa, chegou o momento de reavaliar os seus processos de vendas. Será que precisam ser reestruturados? Precisamos de uma ferramenta para auxiliar em determinada etapa? A gestão está dando conta das suas responsabilidades?
Diante dessa avaliação, procure entender alternativas e inovações que solucionem estes ruídos. Uma dica interessante é conversar com o time de vendas para entender o que pode ser feito e como determinada alteração impactaria no dia a dia de trabalho.
Neste momento, é muito importante também olhar para os dados e tomar decisões baseadas na verdade. Neste material educativo, a gente te explica como monitorar números e tirar insights valiosos a partir deles.
Validação e mensuração de resultados
Com todos esses processos mapeados, detalhados e reavaliados, é necessário testar o playbook de vendas. Ou seja, você precisa garantir que este conjunto de etapas é bem executado e leva aos resultados desejados.
Esta etapa de validação deve demorar, pelo menos, 3 meses para certificar-se por completo a eficiência do playbook de vendas.
Dessa forma, é importante escolher indicadores que possam monitorar o desempenho do processo comercial de ponta a ponta, incluindo a performance de vendedores, o uso de ferramentas, e todos os estágios do funil de vendas.
Você precisa estar seguro(a) que os KPIs escolhidos podem trazer informações valiosas em relação aos processos detalhados no playbook de vendas. Para isso, dê uma olhada nos principais indicadores de Inside Sales que você pode utilizar para acompanhar a sua operação de vendas.
Implementar o playbook de vendas
Uma vez que os processos de vendas foram detalhados, reavaliados e testados, você pode, finalmente, implementar o playbook de vendas.
Não se esqueça que este documento não deve ser utilizado apenas no onboarding de novos colaboradores, mas também como uma ferramenta para entender os valores da empresa e funcionamento do setor de vendas.
Uma forma interessante de aplicar o playbook e praticá-lo é criar uma maneira criativa, com brincadeiras, reuniões estratégicas e até mesmo coaching para certificar que todos os envolvidos no processo comercial compreendam o documento.
Não se esqueça de…
E, além de pensar no conteúdo do playbook de vendas, existem alguns outros detalhes para deixá-lo mais completo. Por isso, separamos alguns fatores que você não pode esquecer de pensar na hora de criar o seu próprio playbook:
Escolher um template
O seu playbook deve ser padronizado de acordo com os outros documentos da sua empresa. Assim, você deve escolher o formato, template e padronização que se encaixa no perfil do negócio.
Se atentar a linguagem e tom
Além do formato do documento, você também deve se atentar a linguagem e tom do conteúdo. Procure escrever um texto conciso, direto e, principalmente, que seja de fácil entendimento para aqueles que vão ler. Para isso, é necessário escrever, reler e alterar eventuais erros.
Uma dica boa é apresentar o documento para os colaboradores e pedir um feedback. Assim, você consegue ter uma noção maior do que as pessoas que irão utilizar o playbook acham.
Explique a relevância
Uma vez que o playbook de vendas estiver pronto, é necessário implementá-lo, mas também explicar a importância do documento para todos. Os colaboradores precisam entender que este compilado de informações deve ser buscado quando existir dúvidas sobre determinado processo.
Assim, marque uma reunião com o time de vendas e outras pessoas envolvidas na área comercial para apresentar o playbook. Faça com que todos leiam o documento e tirem as suas dúvidas.
Usar a tecnologia a seu favor
Esta é uma dica de ouro e ajuda a deixar o playbook mais dinâmico e criativo: use exemplos de e-mails, gravações de ligações e reuniões e até mesmo podcast e citações de livros para facilitar o entendimento por parte dos colaboradores.
E, quando se fala sobre ferramentas e tecnologia, não se esqueça de incluir imagens e vídeos, oferecendo detalhadamente todas as principais informações.
Usar esses recursos é uma ótima maneira para melhorar o entendimento do documento, assim como tornar a leitura mais dinâmica e interessante ao leitor.
Manter o playbook de vendas atualizado
Como falamos anteriormente, antes de implementar o playbook de vendas, é necessário testá-lo e avaliá-lo. Acontece que, conforme os anos vão passando e a sua empresa vai crescendo, os processos também acompanham estas mudanças.
Dessa forma, na medida que a operação de vendas se modifica, é necessário atualizar o seu documento para mantê-lo sempre junto à realidade.
Claro, não há necessidade de criar um novo playbook do 0, mas é importante de tempos em tempos, relê-lo e conferir se é necessário adicionar um novo tópico ou apagar algum posicionamento que não se enquadra mais com a empresa.
Lembramos aqui que a ideia do playbook de vendas é concentrar estratégias, práticas e fundamentos de longo prazo para que não haja a necessidade regular de atualização do documento. Por tanto, pense nisso quando estiver montando o seu.
Respondendo perguntas
Quando estamos fazendo algo pela primeira vez, por mais que haja um passo a passo para seguir como base, é muito comum surgir algumas dúvidas. Por isso, separamos algumas perguntas muito comuns na hora de criar o seu playbook. Olha só:
Quem deve criar o playbook de vendas?
Mas afinal, quem deve escrever o playbook de vendas? São os próprios vendedores? Os gestores? Os líderes da empresa?
Quando falamos deste documento, o ideal é contar com especialistas, como Sales Ops e Sales Enablement. Muitas empresas também optam pela contratação de uma consultoria externa para facilitar o esforço na produção de conteúdo.
Contudo, independentemente de quem irá escrever o documento, é fundamental que os líderes da empresa e gestores de vendas estejam envolvidos e avaliando toda a construção desse material.
Dessa forma, o playbook de vendas estará completo e de acordo com os valores, cultura e processos da empresa.
Quando devo criar um playbook de vendas?
Estou no mercado há alguns anos e só ouvi falar do playbook de vendas agora, está muito tarde para criar o meu? A resposta é não! O ideal é que o playbook de vendas seja criado o quanto antes, mas se você ainda não tem, ainda é tempo de fazer o seu.
Como falamos aqui, a criação deste documento é um passo importante para estruturar o processo de vendas, assim como qualificar cada vez mais o time de vendas.
Ah, e não esqueça-se: mantenha o conteúdo sempre atualizado! Se a sua empresa está passando por mudanças ou lançando novos produtos ou serviços, coloque todas essas novas informações no documento.
O que não pode faltar em um playbook de vendas?
Você já sabe que é importante ter uma apresentação da empresa, definição de processos e até mesmo alguns conteúdos visuais para facilitar a leitura do seu playbook de vendas, mas é preciso adicionar mais tópicos?
A gente separou alguns outros fatores que acreditamos serem importantes e fazem a diferença. Eles são:
Glossário de termos
É importante lembrar que não é só o time de vendas ou profissionais sêniores que irão ler o seu documento, por isso, um glossário de termos pode ser um adicional interessante.
Você deve pensar em tudo o que pode facilitar o entendimento da leitura. Tanto as rubricas, quanto um glossário podem fazer a diferença.
Descrição do trabalho
Abrir um espaço para descrever cada cargo e suas funções também é importante para alinhar as expectativas e fazer com que o colaborador entenda a fundo quais são as suas responsabilidades.
A descrição de cargo também é fundamental para que os colegas de trabalho entendam quem contatar para resolver determinado problema quando necessário.
Plano de compensação e carreira
Atualmente, os colaboradores procuram muito mais do que salário e benefícios quando se inscrevem para uma vaga de emprego. Assim, adicionar um plano de carreira e compensação é algo que interessa os profissionais.
É indispensável que a equipe de vendas entenda como funciona a política de compensação da empresa, seja por premiações, bonificações, comissões ou outros.
Um plano de carreira também é relevante aparecer no seu playbook de vendas. Isso mostra que a organização se importa com a progressão de carreira e tem um sistema justo de promoção de colaboradores;
Definição de ICP
O Perfil de Cliente Ideal é um dos conceitos mais importantes para uma empresa. É ele que ajuda a criar estratégias assertivas, abordagens personalizadas e vender mais.
Por isso, é importante que todos os colaboradores estejam a par de quem é o consumidor que se identifica com a marca.
Adicione um ou mais perfis de clientes ideais, colocando detalhes e as principais características do lead tão desejado. Este tipo de informação ajuda não só o time de vendas, como também toda a equipe de marketing e desenvolver campanhas direcionadas ao ICP.
Criação de um SLA
Se você trabalha com marketing, com certeza já se desentendeu com alguém de vendas. E se você trabalha com vendas, já deve ter se estressado com o marketing. A falta de alinhamento e comunicação entre essas áreas é muito mais comum do que você imagina. Contudo, um Service Level Agreement (SLA) pode ser a solução para isto.
Dessa forma, incluir as funções, expectativas e responsabilidades dos departamentos de vendas e marketing é fundamental para construir uma relação harmônica e confiável entre as duas equipes.
Procure escrever qual é o acordo de nível de serviço entre as duas áreas para que esteja claro para todos o que esperar de cada um.
Estruture a sua operação de vendas com a Inside
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