Antes de falar do planejamento de vendas vamos falar de viagem. Existem dois tipos de pessoas na hora de viajar. Uma que planeja todos os mínimos detalhes e aquelas que não planejam praticamente nada. (Por curiosidade, eu sou o segundo tipo, e você?)
Curiosamente na hora de realizar o planejamento de vendas também existem esses mesmos dois tipos de pessoas. Mas aqui você precisa de um equilíbrio. Não dá pra querer planejar todos os detalhes da área de vendas no ano seguinte porque você vai errar muito. Também não dá pra entrar em campo sem qualquer tipo de plano.
Na área de vendas internas planejar demais e esquecer a execução não te leva a lugar nenhum. Mas a execução sem planejamento é ineficiente e pode te levar mais rápido onde você não quer chegar.
O esporte nos traz analogias valiosas para a área de vendas. Antes de qualquer jogo, a pessoa no cargo de treinador/a analisa o time oponente e estabelece uma série de estratégias e jogadas para poder chegar ao placar desejado. Por mais que aconteçam imprevistos, sempre há um plano de ação e um plano de contingência. Que é o que nós faremos se o plano de ação não der certo.
Os/as líderes de vendas e fundadores/as de empresas também devem ter o seu plano. O planejamento de vendas serve como exercício, alocação de recursos e mensuração do sucesso.
- Exercício e aprendizado: em muitos casos mais importante do que o plano em si é o processo de planejamento. O que nós aprendemos esse ano? Como faremos diferente no ano que vem? O que podemos manter do que foi feito esse ano? São algumas das perguntas respondidas em um processo de planejamento.
- Alocação de recursos: significa que o planejamento me ajuda a direcionar os meus esforços e alocar o capital disponível nos lugares certos. Se eu quero crescer e vou contratar mais sei quanto isso vai me custar, assim como sei em quais canais eu preciso investir mais. Na empresa, tempo e dinheiro são escassos e precisam ter o seu destino bem pensado.
- Mensuração de sucesso: no decorrer do ano nós queremos saber se o que foi previsto de fato aconteceu e se não aconteceu quais foram os motivos para não ter acontecido. Por isso o planejamento serve para autoavaliação, respondendo constantemente a pergunta “estamos indo bem ou estamos indo mal?”.
Nós investimos algumas dezenas de horas de estudo e unimos nossa prática de consultoria com centenas de empresas para produzir o que nós sinceramente consideramos o conteúdo mais completo para quem precisa de um planejamento de vendas prático, eficiente e com impacto no seu resultado de curto e longo prazo. Neste conteúdo você vai encontrar:
O que é um planejamento de vendas?
A época em que bastava talento e treinamento para ser uma boa pessoa de vendas acabou. Profissionais de vendas de qualidade, além de ter habilidades e capacitação, também sabem se organizar e se preparar para possíveis obstáculos.
E é por isso que o planejamento de vendas é tão importante. Ele é o guia que responde “quem, quando, onde, por que e como”, que te ajudará a alcançar metas e aumentar a sua receita. Em resumo, estratégia é “onde vamos jogar” e planejamento é “como vamos vencer”. Então o planejamento de vendas é um plano de vitória, as ações que nos levam ao resultado.
O planejamento mostra detalhadamente o que profissionais precisam fazer no ciclo de vendas, desde o primeiro contato, passando pela prospecção até a pós-venda por um lado.
E por outro lado mostram para gestores de vendas e profissionais de capacitação (Sales Enablement) e operação (Sales Ops) como ajudar a equipe a atingir as metas e corrigir o curso enquanto ainda é tempo. Com isso toda a equipe têm um direcionamento claro dos seus deveres e funções.
Criar um cronograma não é uma tarefa fácil. É necessário esforço, paciência, persistência e comunicação entre todos os envolvidos. Contudo, a nossa experiência te garante que um planejamento de vendas pode ser a chave do sucesso para o seu negócio!
Por que você deve fazer um planejamento de vendas?
Quem já viu de perto sabe que um/a profissional de vendas é capaz de mover montanhas e abrir mares para fechar uma venda. Mas além de esforço, é preciso preparação e estudo. Costumamos falar nos nossos projetos de consultoria que esforço não é garantia para o sucesso, é requisito.
Por isso, o objetivo não é somente fazer o trabalho, mas fazer um trabalho com qualidade. E qualidade em vendas significa alinhado a jornada de compra, aumentando as chances de trazer novos clientes felizes que se gratificam com a sua solução no longo prazo. Assim, desenvolver um planejamento de vendas pode te ajudar a:
Direcionar esforços
Com um processo de vendas bem estruturado, todo o time está ciente da ciente das funções e objetivos a serem alcançados. Dessa forma, o planejamento de vendas serve como uma bússola direcionando os esforços.
Aqui, é importante lembrar que cerca de 20% das empresas brasileiras fecham antes de dois anos de vida por falta de planejamento. Você não quer fazer parte dessa porcentagem, né?
Entender que desenvolver um cronograma bem sistematizado é o começo de um longo processo é entender o que precisa ser feito, o que pode ser evitado e como contornar obstáculos.
Alcançar metas
Metas só são alcançadas quando são bem pensadas, analisadas e documentadas. Dessa forma, para atingir um objetivo, é imprescindível fazer uma preparação.
Com um planejamento de vendas, as chances de sucesso são muito maiores, já que a tomada de decisão é mais precisa e estratégica.
Destaque no mercado competitivo
Cada dia que passa, o mercado está mais competitivo, e os clientes, mais exigentes. Assim, não existe margem para erros.
Ter ideias inovadoras, um time de alta performance e estratégias inovadoras pode não ser o suficiente para encontrar um espaço. O seu diferencial? Fazer um plano de vendas eficiente.
A organização pode ser o seu principal aliado na hora de entender as tendências, oportunidades e até mesmo decisões mais assertivas.
Lembre-se: não há tempo para perder e muito menos tempo para equívocos.
Antes de começar a fazer o planejamento de vendas
Desenvolver um planejamento de vendas não é uma tarefa fácil. Antes de começar a definir metas, funções e prazos, é necessário levar alguns fatores em consideração, como:
Entenda a relevância do momento do planejamento em si
“Hic et Nunc”, diziam os romanos antigos. A frase que traduz “aqui e agora”, é relevante até os dias atuais. No existencialismo, da ênfase na liberdade das pessoas. No mundo dos negócios, lembra que antes de tomar qualquer decisão, é necessário entender o momento.
O plano de vendas é um guia para ajudar a construir um processo de vendas estruturado, que permita aumentar as vendas, a taxa de conversão e, claro, a receita. Contudo, é impossível criar um planejamento de vendas sem entender onde nós estamos.
Com isso, para desenvolver uma programação, é imprescindível ter um olhar profundo sobre as tendências, oportunidades e fraquezas do presente. Responder algumas perguntas básicas sobre mercado e público-alvo podem te ajudar nesse processo:
- Qual nicho de mercado você está?
- Qual é o perfil de cliente ideal da sua empresa?
- Estamos em um momento de crise?
- O mercado está aberto para ideias inovadoras?
- Quem são meus concorrentes?
- Quais os pontos fortes do mercado? E as fraquezas?
Com essas questões respondidas e estudadas, você terá uma visão abrangente do momento atual e, assim, será possível entender a relevância do momento de planejamento.
Saiba com precisão onde você precisa chegar
Já falamos anteriormente que o planejamento de vendas pode funcionar como uma bússola, direcionando esforços e ações. Mas para estabelecer o caminho, antes é preciso definir um ponto final de chegada.
Quem ainda não foi impactado/a pelo clássico do Lewis Carrol aplicado a vendas chegou agora.
Aqui, é muito importante fazer planos concretos e bem estruturados para que todas as pessoas envolvidas tenham conhecimento dos prazos, funções e metas. Uma boa alternativa é quebrar o objetivo final em mini metas, para traçar um caminho.
Com todas as pessoas a par da programação, o caminho para o sucesso com certeza será mais fácil e direto.
Seja realista acerca de onde você está
Definir metas é muito importante para o funcionamento de qualquer empresa. Elas auxiliam direcionando os esforços, motivando a equipe e até mesmo facilitando o processo de vendas.
Contudo, para alcançar as metas, é importante ser realista. Nada adianta estabelecer objetivos que jamais seriam concluídos.
A linha entre ser otimista e fora da realidade é tênue e muito perigosa. Claro, é sempre importante ser desafiador e tentar inovar – ainda mais em um mercado competitivo, mas você precisa saber ser pé no chão também.
O recomendado é analisar números e históricos antigos para entender como a sua empresa age diante de certos cenários. Outra opção é ouvir o feedback dos clientes para que, assim, você consiga ver a verdadeira imagem da sua marca.
Cuidados na hora de realizar um planejamento de vendas
Quando falamos de aumentar a taxa de conversão, o planejamento de vendas deve ser o seu principal aliado. Um bom preparo pode trazer inúmeras mudanças positivas para a sua empresa – mas ele precisa ser bem feito.
Na hora de realizar a sua programação, você pode encontrar algumas dificuldades ou obstáculos – mas não precisa se desesperar, estamos aqui para ajudar! A seguir, confira os principais cuidados na hora de realizar o seu plano de vendas:
Além do taco de Hockey
A estratégia além do taco de hockey é uma teoria criada pelo pessoal da McKinsey, que entendeu o que estraga a maioria dos movimentos de planejamento: o lado pessoal do empreendedor.
Dessa forma, ao invés de aprovar uma campanha ou estratégia que mais se alinhe à empresa, as pessoas optam por aprovar seus próprios planos – escolhendo o que convém a elas e não ao negócio.
No livro “Strategy Beyond the Hockey Sticky”, a McKinsey ajuda outras empresas a realizar grandes ações de forma honesta.
Os co-autores do livro acreditam que a melhor forma de contornar o lado social das decisões é analisando evidências. Com informações de outras empresas disponíveis ao público, é possível avaliar as probabilidades de sucesso de uma estratégia.
Sendo assim, antes de tomar alguma decisão e implementá-la no planejamento de vendas, não se esqueça de olhar dados, informações e analisar o mercado para, assim, definir estratégias mais assertivas.
Efeito halo
Com certeza você já deve ter ouvido a expressão “a primeira impressão é o que importa”. Querendo ou não, o ser humano tende a julgar e analisar o outro.
Isso é tão recorrente que o psicólogo americano Edward Thorndike desenvolveu a teoria do efeito halo. De acordo com ele, o cérebro humano tem o potencial de analisar e definir uma pessoa a partir de uma única característica.
A avaliação, geralmente, parte de uma característica específica, podendo ser física ou não – mas com certeza interfere na opinião de um terceiro que não conhece a pessoa.
Dessa forma, o efeito halo pode ser positivo, assim como negativo. Você precisará pensar a fundo na imagem que a sua empresa e como os clientes veem a sua empresa.
É muito importante que os leads enxerguem o seu negócio como confiável, de alto padrão e, até mesmo, melhor do que os concorrentes.
Investir em marketing para, além de atrair leads qualificados, mas atribuir qualidades à sua empresa é uma jogada de mestre.
Âncora
Se você está no mundo das vendas então definitivamente já sabe o que é ancoragem. Também conhecido como um erro no mundo dos negócios, a âncora significa atribuir um peso desproporcional a uma referência.
Ou seja, é se embasar em situações já conhecidas para tomar decisões novas. A princípio, pode até parecer uma boa ideia – afinal é sempre bom ter uma sensação de segurança, mas lembre-se: evite tomar decisões mal embasadas.
A melhor maneira de contornar a ancoragem é analisando de maneira crítica os dados e informações. Você não deve descartar os números de âncora completamente, mas saber avaliá-los.
Assim, você terá uma base de fundamentação de informações antigas e possíveis riscos, mas não cometerá o erro de acreditar que aquele viés é a única maneira de chegar aos resultados desejados.
Viés de confirmação
De onde vem as opiniões? E quão de confiança elas são? A maioria das pessoas tem a tendência de acreditar que a opinião dela é a certa – independentemente de existência ou não de fatos que as comprovem.
Inclusive, muitas pessoas têm a inclinação de procurar informações que confirmem as crenças pessoais e descartem opiniões alheias.
Esse efeito é tão comum que o psicólogo Peter Wason, nos anos 60, fez uma série de experimentos e, por fim, nomeando essa tendência da mente humana como “viés de confirmação”.
Acontece que, este costume de querer estar sempre certo pode trazer enormes prejuízos para a sua empresa. Assim, tente sempre analisar dados e informações de maneira parcial e justa.
Outra maneira de contornar esse problema é não se apegando tanto a opiniões pré-estabelecidas. Ou seja, você pode até ter uma opinião, mas não tome ela como a única verdade absoluta – e não se deixe levar na hora de tomar decisões.
Excesso de confiança por expertise
Alguns vieses comportamentais são capazes de induzir alguém a cometer um erro sem que a pessoa nem perceba. Um dos mais perigosos entre eles é o viés de excesso de confiança por expertise.
“Já fomos bem sucedidos com uma campanha similar e o nosso time é de alto padrão”. Claro, ter confiança é muito importante, mas não levar em consideração os possíveis imprevistos e desafios pode ser o caminho para o fracasso.
O excesso de confiança é capaz de cegar as pessoas, levando elas a subestimar uma estratégia ou meta. Por isso, é muito importante, na hora de desenvolver um planejamento de vendas, ter equilíbrio emocional.
Uma boa alternativa para não cair nos perigosos atalhos mentais que o cérebro humano cria, é ter saber encontrar o equilíbrio e analisar parcialmente dados e números.
Aversão à perda: as pessoas são mais avessas a perda do que buscando vitórias
Vou te fazer uma pergunta, mas pense bem antes de respondê-la: você prefere ganhar ou não perder?
Algumas pessoas podem achar que não há diferença entre as opções, outras vão dizer que a vitória sempre é a melhor, mas por incrível que pareça, a maioria das pessoas opta por não perder.
O viés comportamental de aversão à perda basicamente significa que alguns indivíduos tendem a tomar decisões baseadas na perda, ao invés do ganho.
Isso é algo muito recorrente no mundo das finanças: um investidor opta por priorizar os riscos em aplicações, ao invés de olhar para operações lucrativas.
Contudo, a aversão à perda também é muito comum no mundo das vendas. Aqui, você deve sempre querer alcançar o ovo de ouro. Ou seja, o sucesso é sempre o ponto final – mesmo que a perda seja aterrorizante.
Um novo olhar para o planejamento de vendas
É importante lembrar que não existe apenas um modelo de planejamento de vendas, uma vez que a sua empresa deve criar o próprio plano, de acordo com as suas peculiaridades e necessidades.
Contudo, para que o processo funcione de maneira eficiente, é preciso ter uma base bem estruturada. Dessa forma, é necessário levar em consideração:
Todas as dimensões do negócio
Apesar de ser um planejamento de vendas, todas as áreas da empresa devem estar trabalhando para alcançar o mesmo objetivo em comum. Claro, as equipes terão funções e prazos diferentes, mas é necessário estar a par de todo o processo.
Aqui, é fundamental a integração entre as equipes e uma comunicação interna impecável. Então tente formular uma equação onde todos os departamentos estão inseridos.
Outra dica é criar um Service Level Agreement (SLA). Para o português, o Acordo de Nível de Serviço é um pacto entre uma ou mais áreas (geralmente entre marketing e vendas), que se juntam com a finalidade de alcançar uma meta em comum.
Este acordo determina as funções de cada equipe, estabelece metas claras, define prazos e ajuda alcançar melhores resultados.
Se um dos departamentos está falhando para alcançar os seus objetivos, então todas as outras equipes terão dificuldades em seguir com o planejamento. Dessa forma, mantenha um olhar atento em todas as áreas da sua empresa.
Tenha uma equipe de alto padrão
Além de ter uma comunicação interna e alinhamento eficientes, para que o plano seja perfeitamente executado, é essencial ter uma equipe de alto padrão.
E o que compõe uma equipe de alto desempenho? Primeiramente é necessário ter uma boa liderança. Isso significa ter um líder que saiba gerir, ouvir os funcionários, ser adaptável e, claro, ter integridade.
Além do líder, o restante da equipe precisa ter disciplina, confiança entre os membros, autonomia e entendimento dos valores da empresa.
Um time de alto padrão pode ser a chave para que o processo ocorra como planejado e, além disso, ajuda a aumentar a produtividade, ter uma visão mais estratégica e diminuir os ruídos no processo de vendas.
Entender o planejamento como um processo
De acordo com o dicionário, o significado de processo é “sequência contínua de fatos ou operações que apresentam certa unidade ou que se reproduzem com certa regularidade”.
Estou falando isso porque é importante que você entenda que o planejamento de venda é um processo, ou seja, é uma ação contínua e com etapas.
Uma dica é: para alcançar o resultado esperado, faça uma etapa de cada vez – e com calma. Faça questão de que tudo esteja ocorrendo como deveria e mantenha-se sempre a par do momento do processo.
E caso aconteça algum imprevisto, você já deve saber a melhor maneira como contorná-lo! Então não precisa entrar em pânico. Confie no processo.
Cracking the Sales Management Code
Talvez, em algum momento da leitura desse guia, você deve ter se perguntado: “qual a maneira correta de desenvolver um planejamento de vendas?” E a verdade é que não existe um jeito certo.
Pelo menos é o que diz o “Cracking the Sales Management Code”, de Jason Jordan e Michelle Vazzana. De acordo com o livro referência em gestão de vendas, não existe um jeito padronizado de gestão de vendas.
O plano de operações muda de acordo com o tipo de empresa, produto ou serviço vendido, território/nicho, mercado, orçamento e outras variáveis. Tudo depende da peculiaridade em que a sua empresa está inserida.
Metodologia
Os autores analisaram 306 métricas usadas em diferentes operações e chegaram a uma conclusão: existem indicadores que não podem ser controlados, outros que podem ser influenciados mas dependem muito de fatores externos, e um terceiro tipo que são totalmente controláveis, uma vez que sofrem poucas influências externas.
O nome dado para as métricas controladas foi “atividades de vendas”, enquanto as métricas não gerenciáveis são nomeadas de “resultados de negócios” e, por fim, “objetivo de vendas” são as métricas mais ou menos controláveis.
Para entender melhor sobre cada uma dessas categorias, confira:
Resultados do negócio
Pode-se dizer que os resultados do negócio são, basicamente, a existência da empresa. Da maneira em que tanto as vendas, receita e satisfação do cliente são os resultados do negócio.
É assim que se entendem os resultados de negócio. Vendas são o primeiro número, indicando quantos novos clientes ou novos contratos foram gerados em um dado momento. A segunda métrica é a receita, quanto faturamento ou caixa a empresa gerou naquele período. O terceiro tipo é satisfação do cliente, resultados de negócio indicando que
Atividades de vendas
Atividades são o esqueleto da força de vendas. O que isso significa? Que os vendedores devem focar em ter uma performance de alto padrão, atuando tanto na frente do computador, quanto diretamente com clientes.
Mas, claro, isso não é trabalho apenas para os vendedores. A gestão e liderança devem se preocupar em manter a sua equipe sempre capacitada. Treinamento de vendas é uma ótima opção para aumentar a performance e produtividade dos funcionários.
As métricas de atividade podem ser divididas em:
- Gestão de território;
- Gestão de contas;
- Gestão de oportunidades;
- Gestão de ligações;
- Enablement;
Objetivo de vendas
De acordo com o Cracking the Sales Management Code, conforme uma organização for crescendo, é preciso ter uma equipe cada vez mais capacitada e de alto padrão. Basicamente, com o crescimento da empresa, a eficiência média reduz.
Além de esforços, campanhas assertivas e estratégias, há outros fatores externos que impactam diretamente com a sua empresa – e você precisa saber lidar com eles.
Os principais objetivos de vendas são: cobertura de mercado, capacidade de força de vendas, satisfação do cliente e foco em produto. Assim, podemos dizer que os objetivos de vendas são as preocupações diárias de uma equipe de gestão.
Acesse este link para conferir o resumo completo do livro!
Podcast gringo
A verdade é que é possível aprender sobre vendas lendo livros, assistindo filmes e séries e até mesmo ouvindo um podcast a caminho do escritório. Por isso, separamos essa entrevista com um dos autores do livro:
Números que você precisa ter atenção em cada fase da operação
Agora, nós vamos olhar para o que precisa ser acompanhado em cada fase da operação de vendas.
No primeiro momento, consideramos que você esteja começando a profissionalizar sua área de vendas e queira saber quais são os números que precisam ser acompanhados com frequência.
No segundo momento estamos considerando que além dos números essenciais você comece a crescer e precise enxergar números diferentes, que amparem a expansão do negócio ou escala.
Já no terceiro momento falamos com empresas grandes, que provavelmente já tenham diversos canais de vendas que precisam continuar crescendo e ganhando eficiência.
Um ponto importante antes de entrar nas métricas é entender que elas dependem muito da sua sede e capital para crescimento. Por que eu digo isso? Uma empresa operando no modelo startup provavelmente vai torrar mais caixa para crescer, valorizando métricas de eficiência menos quando comparada, por exemplo, com uma empresa de serviços que precisa de métricas de eficiência para manter o caixa estável e a margem sob controle.
São modelos diferentes de negócios que pedem números diferentes. Em qualquer caso, os números que você olha obsessivamente são os números que devem se mexer.
Estamos começando a profissionalizar nossa área de vendas
Aqui é onde você deve começar a olhar – independentemente se a sua empresa está começando ou se você quer aumentar o seu negócio, você tem que analisar e mensurar esses três números o tempo todo.
São o Santo Graal de vendas: o faturamento, novos clientes e atividades por vendedor. Pode parecer um pouco extrema a afirmação, mas temos percebido que isso é verdade em operação após operação de vendas que nós analisamos. Não olhar para faturamento, quantidade de novos clientes ou esforço é um erro crasso que você quer, confia em mim, evitar.
Faturamento é quanto dinheiro entra ou quanto você fatura em notas fiscais a cada mês, geralmente números bem parecidos. No regime de caixa você considera faturamento o dinheiro efetivamente pago, enquanto no regime de competência você considera faturamento o valor em notas fiscais.
É a métrica mais importante da empresa. O único propósito (se prepare para duas linhas de filosofia antes de voltarmos pro business) não é faturar, mas um negócio só consegue cumprir seu propósito se estiver faturando. E olhar para o faturamento é o seu papel.
A segunda métrica importante para todos os negócios são os novos clientes e o churn de clientes. Se o faturamento é um resultado de negócio, ou seja, algo que podemos controlar muito pouco, novos clientes são um objetivo de vendas.
Começamos a ter um pouco mais de controle porque ,dependendo das ações feitas, novos clientes acabam chegando no funil e fechando vendas.
É importante olhar para esse número porque nos permite entender o potencial de expansão de contas e reduzir o risco de depender demais de apenas um cliente. Por outro lado, é importante entender quantos clientes eu estou perdendo (churn) e como eu estou renovando meus clientes, se for o caso de uma empresa de serviços.
As terceira e quarta métricas importantes para olhar no planejamento são métricas de geração de pipeline e de movimento de pipeline.
Em geral, aqui recomendamos que o planejamento de vendas contemple uma métrica de geração de SQL (Sales Qualified Leads) ou leads com os quais nós (profissionais de vendas) já conversamos e concordamos que estão no momento de compra que encaixa no nosso ciclo de vendas e tem o perfil de compra.
Também recomendamos olhar para algum número de eficiência de funil. Para simplificar vamos priorizar o volume de propostas apresentadas. É importante entender quantos negócios você está movendo no funil para começar a enxergar onde precisamos de refinamento.
Por fim uma métrica que divide algumas opiniões… Devo mensurar a quantidade de atividades da minha equipe ou não? Aqui na Inside, nós somos Tayloristas de carteirinha – se você não conhece, Taylor foi o cara que inventou o conceito de “tempos e movimentos” e deu início a era moderna da indústria lançando a administração científica e as bases da prática de gestão que se desenvolveu no século 20.
Isso significa que nós acreditamos que você precisa olhar de perto o esforço da sua equipe de vendas e monitorar quantas atividades as pessoas estão fazendo. Eu sei que a presença de alto volume de trabalho não indica necessariamente sucesso comercial. Mas posso garantir que a ausência de trabalho garante insucesso em vendas.
Em resumo, “você está vendo aquele botão no seu CRM que parece um telefone? Ele é um botão para ligar para as pessoas. Ele não clica sozinho. Você precisa ligar para as pessoas”.
Esses são os seus cinco números. Garanta que as pessoas estão trabalhando, depois encontre seu número de geração de oportunidades, passe para um número de eficiência de funil (recomendamos propostas apresentadas, mas pense no seu negócio e adapte esse número), garanta que novos clientes estão entrando e por fim olhe para o faturamento.
Com esses números você vai chegar na segunda fase. Se você cresceu demais e parou de olhar para esses números, cuidado para não perdê-los de vista.
Começamos a crescer, ganhar volume e aumentar nosso resultado
Agora a empresa tem caixa e provavelmente passou da fase na qual a maioria dos negócios param de existir, golaço. Por outro lado, as coisas começaram a ficar complicadas – o que significa que teremos que segmentar um pouco o processo.
Agora vai depender um pouco do que você quer: crescer com saúde ou crescer rápido? Antes que você me fale que consegue crescer rápido com saúde saiba que você pode crescer mais rápido se queimar a caixa. O que não significa que você precise.
Quando a empresa começa a crescer, com certeza é hora de olhar mais de perto para métricas que indicam se o lugar para o qual nós estamos crescendo é o lugar para o qual nós queremos ir.
Essa é a pergunta essencial. Precisamos saber se estamos no caminho certo e na velocidade certa. Essa é uma parte até bem forte aqui na Inside, dado que boa parte da nossa equipe passou por operações em alto crescimento (3x por ano) no começo da carreira. Triplicar de 2 para 6 mi de faturamento anual em um ano é incrível, mas potencialmente traumático. Garanta que todo mundo está com a terapia em dia.
No nível dos resultados de negócio, uma métrica que precisa aparecer no planejamento é o crescimento do faturamento. Ou seja, quanto o faturamento aumentou mês a mês no período planejado.
Ainda em resultados do negócio, mas começando a olhar para a lucratividade, recomendamos planejar a margem do negócio ou a métrica base da startup: LTV/CAC.
Nessa fase é importante começar a ter alguma métrica de forecast, principalmente quanto às vendas que esperamos mês a mês. Assim você não fica dependente do resultado apenas quando ele for auferido, mas também quando o ciclo está ocorrendo.
Saindo das métricas financeiras para as métricas de satisfação, também começamos a olhar para números de satisfação nessa fase. Talvez o índice GPTW possa entrar no seu planejamento (para empresas com tamanho suficiente é recomendável) ou a média de NPS ou C-Sat de atendimento podem entrar agora. De qualquer forma é importante começar a olhar para elas.
É no nível dos objetivos de vendas onde a mudança mais radical acontece. Os números dessa fase dependem essencialmente do seu ciclo de vendas e tamanho da conta. Mas alguns números comuns de aparecerem nessa fase seguem abaixo.
Você provavelmente quer começar a acompanhar o tempo para rampear uma pessoa e o turnover rate da área de vendas. Para crescer, esses dois números são imprescindíveis.
Agora, ainda em objetivos de vendas mas pensando na capacidade da força de vendas, mensurar conversão de funil é imprescindível. O seu funil de vendas deve alcançar uma taxa de SQL para fechamento (considerando apenas negócios fechados) de pelo menos 50%, idealmente alcançando os 80%.
Outras taxas de conversão podem ser priorizadas, como por exemplo solução para fechamento, investigação para solução ou SAL para SQL.
Pensando em objetivos de vendas relacionados a clientes nós podemos considerar que é importante olhar agora para crescimento dentro de contas chave e ticket médio, fatores fundamentais para negócios em crescimento. As métricas de produto nós começamos a olhar para upsell e cross sell.
Por fim chegamos nas métricas de esforço. Se você já começou a vender para grandes contas comece a pensar na quantidade de contas chave por gerente de contas.
Outro número importante vai ser a quantidade de vezes que o planejamento de conta ou o planejamento de reunião foi realizado. Vamos olhar com mais atenção para o preenchimento dos dados no CRM, tempo total em ligação e tempo recebendo treinamento.
Em capacitação o número mais importante vai ser a quantidade de vezes que a pessoa realizou revisão de ligações.
Somos uma empresa grande e precisamos seguir expandindo
Agora o céu é o limite. Vai depender bastante do tipo de empresa grande que você é. Em geral, grandes empresas precisam subdividir responsabilidades, expandir linhas de produto e acompanhar números que indicam a execução do plano estratégico.
Como depende bastante do tipo de empresa e momento da corporação, nós escolhemos falar de quatro números que poucas pessoas levam em consideração, mas são super importantes para garantir uma operação de vendas sólida.
Além disso, esse post é focado em empresas em crescimento e não em corporações estabelecidas. Então se a sua empresa já conta com mais de 5000 pessoas é provável que esse não seja o melhor conteúdo para você. Mas se você costuma conversar com essas empresas e quer aprender um pouco mais quais números elas provavelmente estão olhando em vendas, siga em frente.
- Percentual da equipe de vendas batendo meta: esse é um número importante para operações estabelecidas. Um número que indica saúde e valoriza muito a companhia. Quantas pessoas da minha equipe estão batendo meta (em percentual) indica qual é a dependência que a organização tem de uma ou algumas poucas pessoas. Essa dependência é ruim. Indica falta de capacidade em formar um time e exclusivamente o trabalho de heróis e heroínas para resolver o problema. Não é o que nós queremos.
- Ganho de eficiência relativo: voltando para a “estratégia além do taco de hockey”, nós falamos sobre alguns erros comuns cometidos nas salas de planejamento. Mas não falamos da solução. Uma das soluções finais do livro é a capacidade do negócio se mover em direção de crescimento e aumento da distribuição de lucros para acionistas. E um dos dez elementos pontuados pelos autores é a capacidade de a empresa ganhar eficiência. Você quer que a sua organização tenha um ganho de eficiência relativo maior que a concorrência. Por isso, entender quanta eficiência foi ganha de um ano para o outro é imprescindível.
- Produtos vendidos: provavelmente uma empresa grande vende vários produtos, e ela queira vender o mix certo desses produtos. Não só de um nem só de outro. Talvez algum produto tenha uma margem melhor e precisa ser vendido, outro está com mais estoque e precisa ser terminado, outro está em lançamento e é onde nós apostamos para o futuro da empresa. E nós queremos que os novos produtos também ganhem clientes. O mix certo de produtos é importante para a saúde de grandes empresas.
- Expansão em mercados específicos: de forma análoga, nós queremos entender se a empresa está atuando nos mercados corretos como nós (e investidores) esperamos. Se formatamos campanhas novas para mercados ainda não atendidos, ou mercados nos quais nós tradicionalmente não lideramos, queremos saber se o resultado dessas campanhas está aparecendo.
Passo a passo para realizar um planejamento de vendas
Agora que você já sabe todos os cuidados que deve tomar na hora de desenvolver um planejamento de vendas eficiente, chegou a hora de entender como montar a sua própria preparação de negócios!
1. Faça um diagnóstico da sua empresa
O primeiro passo para criar um planejamento de vendas é entender profundamente a sua empresa. Aqui, você deve compreender os pontos fortes, fracos e oportunidades que o seu negócio tem.
Realizar um diagnóstico completo da sua marca e entender como ela está funcionando e como você quer que ela funcione é essencial para desenvolver um cronograma de vendas.
Uma ótima alternativa para compreender onde a sua empresa está no mercado em que ela atua, é fazendo uma análise SWOT.
Análise SWOT
A análise SWOT nada mais é do que uma estratégia que observa 4 fatores para entender melhor o cenário da sua empresa. São eles: Strengths (força), Weakness (fraqueza), Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças).
O método foi criado na década de 60 pelo consultor de empresas Albert Humphrey, que liderou um projeto de pesquisa cruzando os dados das 500 maiores empresas da época. A partir daí, o método foi melhorado, mas sempre tem o objetivo de analisar o cenário de um negócio.
Enquanto a fraqueza e a força diz respeito ao interno da empresa, ou seja, fatores que podem ser controlados por decisões suas, as oportunidades e ameaças são influenciadas por questões externas.
Para utilizar este método, basta disponibilizar e organizar todas as informações de acordo com a categoria do SWOT.
Em relação ao interno, pense nas vantagens e desvantagens da sua empresa frente aos concorrentes, na satisfação ou insatisfação dos seus clientes e na performance da sua equipe.
Pensando nos fatores externos, tente agrupar as forças exteriores que impactam positiva e negativamente a sua organização. Aqui, essas questões estão relacionadas ao ambiente político, social, econômico e até mesmo ambiental.
2. Defina os resultados esperados do negócio
Com um olhar interno e externo aprofundado, está na hora de definir os principais objetivos da sua empresa.
Aqui, você quer olhar para onde você quer chegar. Está na hora de definir o destino estratégico, ou seja, o propósito de criar o seu planejamento de vendas.
É importante lembrar que são metas da empresa. Então, de certa forma, os resultados de negócio incluem objetivos de vendas, marketing e operações – cada um agindo para alcançar o objetivo final.
Analisar dados e definir metas bem estruturadas é muito importante para o resto do funcionamento do seu plano. Então, para que todo o processo funcione e você alcance uma conclusão desejada, defina com clareza o resultado esperado no negócio.
Esse resultado é a primeira linha do dashboard. Ele indica o número mais importante que a sua empresa busca mexer agora e direciona a maioria dos esforços. Geralmente estaremos preocupados com faturamento, vendas ou crescimento nessa fase. Dependendo do seu modelo de negócio é possível também olhar para outros números como margem ou aquisição de leads.
3. Junte tudo em um plano de ação
Com o destino definido, chegou o momento de traçar a rota até o final. Independentemente do seu objetivo, seja ele ganhar eficiência, aumentar a taxa de conversão ou aumentar a produtividade, é fundamental estruturar o plano de ação.
Numa partida de futebol, o objetivo é ganhar. Antes do jogo, o treinador treina e ensina os jogadores a melhor maneira de alcançar o placar desejado. No mundo das vendas, é necessário fazer o mesmo.
Defina as funções de cada pessoa, prazos para alcançar metas, quais estratégias e campanhas devem ser usadas e regras que tem que ser seguidas. Entenda o que precisa ser desenvolvido no meio do caminho.
Precisamos de novos materiais de marketing, novas estruturas na organização, apoio de outras áreas, contratar fornecedores específicos de tecnologia ou serviços. Contratar mais gente, criar um plano para desenvolvimento da equipe. São algumas das opções que podem estar inclusas no seu plano de ação.
Uma boa estratégia para se organizar e deixar toda a equipe por dentro do que deve fazer, é criar calendários e cronogramas. Assim, fica mais visualmente fácil entender o processo de ações.
É importante lembrar que o plano de ação deve ser ensinável, mensurável e, claro, adaptável.
4. Análise de possíveis obstáculos
“E se…?” – porque se preparar nunca é demais. No mundo ideal, alcançar o objetivo final é uma tarefa fácil e previsível. No mundo real, entretanto, há muitos obstáculos e imprevistos. Por isso, se preparar para possíveis eventos inesperados é sempre fundamental.
Nesta etapa, você deve pensar no que pode dar errado e quais as melhores formas de contornar essa situação. Você deve ter sempre um plano A e B na manga para conseguir atingir as metas de vendas. É o que nós geralmente chamamos de planos de contingência.
5. Prepare o seu time de vendas
Ok, você já tem um objetivo definido, o plano de ação e até mesmo planos para contornar obstáculos. O planejamento de vendas já está pronto? Não! É impossível criar um plano sem antes consultar a equipe.
É a sua equipe quem será responsável por executar o plano de ação e alcançar o objetivo final. Então, definitivamente, é importante ter a opinião do time antes de colocar o plano em prática.
E não é só essencial ouvir a opinião dos seus colaboradores, como também prepará-los, uma vez que o planejamento de vendas está sendo executado. Para que seja possível que tudo ocorra da melhor forma possível, a comunicação interna e alinhamento de funções e prazos precisa ser o melhor.
Independentemente da área ou cargo dentro da organização, todos estão trabalhando em direção a mesma meta. Dessa forma, estabeleça regras, caminhos e deadline para que todos estejam por dentro do que está acontecendo.
6. Coloque o planejamento de vendas em ação
Com todo o planejamento de vendas estruturado, o time capacitado e alinhado, chegou a hora de colocar o plano em ação. Mas, claro, antes de qualquer coisa, você precisa definir o “quando”.
Quando, finalmente, você deve executar o seu planejamento de vendas? Qual o momento que o mercado pode usufruir do seu produto? Quando o cenário econômico está calmo? Quando o cliente vai comprar o seu serviço?
Com uma data definida, você pode, por fim, lançar o seu cronograma de vendas.
7. Acompanhar a evolução e entrega regularmente
E como saber se o seu plano realmente está funcionando? Acompanha a evolução e entrega dele.
Para isso, coloque KPIs e métricas de vendas para mensurar e mapear os resultados. Não sabe o que é KPI? Então acesse essa matéria!
É importante lembrar que métricas são muito importantes para analisar o funcionamento do seu planejamento de vendas, entretanto, é preciso escolher os indicadores com precisão. Você deve escolher apenas métricas que sirvam para a sua empresa.
Uma dica é: utilize dashboard de vendas para organizar melhor os dados e KPIs dos vendedores. Assim, será mais fácil visualizar o andamento da sua programação de vendas.
O seu planejamento de vendas está funcionando?
Durante o processo de criação e desenvolvimento do seu plano, talvez você se pergunte: “será que o meu planejamento de vendas realmente está funcionando?”. A boa notícia é que existem algumas ferramentas que podem te auxiliar na hora de acompanhar todos os dados e métricas.
As principais ferramentas que você podem ser o seu melhor amigo são:
Hubspot
Se você está no mercado de vendas então com certeza já ouviu falar na ferramenta que é referência no mercado nacional e internacional: o Hubspot.
A plataforma é tanto um banco de dados quanto um sistema de vendas para operação, que ajuda a integrar ferramentas de marketing e vendas. Com ela, você pode:
- Registrar dados de todas as empresas que você já teve contato;
- Ter histórico de e-mails enviados;
- Organizar o pipeline de vendas;
- Agendar tarefas e organizar a rotina de trabalho;
- Criar conteúdo focado em inbound marketing;
- Organizar todos os dados na nuvem;
E o melhor: ela tem uma versão gratuita.
Pipedrive
O Pipedrive é uma ferramenta CRM que é excelente para auxiliar a gestão de vendas. A plataforma tem os benefícios de integração de e-mail, relatórios de vendas e previsibilidade.
Assim, fica muito mais fácil identificar falhas, oportunidades e melhorias. Se você está com dificuldade em controlar informações no processo comercial, dê uma olhada no Pipedrive.
E, se você quer saber mais sobre sistemas CRM, acesse esse link: 10 MOTIVOS PELOS QUAIS O SEU CRM DE VENDAS PODE NÃO ESTAR SENDO EFETIVO?
Meetime
Quem trabalha com vendas sabe que o processo de inside sales é complicado. Ter uma comunicação eficiente com o prospect e retornar contato com o cliente são desafios diários para vendedores internos.
Contudo, o Meetime veio para salvar e profissionalizar o processo de inside sales. Com essa ferramenta, é possível fazer uma sequência de contatos, gravar reuniões, interpretar métricas e muito mais.
Se você quer trabalhar a comunicação, prospecção e análise da sua empresa, não esqueça de considerar o Meetime.
Extração e cruzamento de dados
Para saber se o seu planejamento de vendas está sendo eficiente, é necessário analisar dados e métricas. A exagerada quantidade de números pode ser difícil de gerenciar e, por isso, é necessário tomar algumas precauções.
Quando elas param de funcionar e você começa a ir pro Excel
O Excel é uma das ferramentas mais conhecidas do mercado. Isso porque, com ele, é possível editar planilhas, organizar dados e criar vários tipos de gráficos.
Em algum momento do desenvolvimento do plano de vendas, você provavelmente terá dados demais para se organizar – e usar o excel pode salvar a sua vida.
Com fórmulas como a PROCV, é possível verificar nomes de uma lista, entender quais fatores estão em mais de uma tabela e criar colunas a partir de dados de outra tabela.
Quando você vai precisar de uma Data Warehouse?
E, provavelmente, em algum momento você também sinta a necessidade de gerenciar dados e fazer uma análise profunda dos mesmos. Por isso, uma ótima alternativa é usar um Data Warehouse.
Estes sistemas se caracterizam por ser um sistema ativo de prospecção e tratamento de dados, ou seja, o Data Warehouse pode automatizar vários processos e otimizar o tempo.
Entre os principais tipos de sistema que você pode escolher estão:
- Integrado: tem o objetivo de gerar relações consistentes entre dados e outras fontes;
- Variável ao longo do tempo: não se aplica ao tempo real e sim a um determinado período escolhido;
- Por assunto: tem como objetivo abordar negócios em contextos específicos;
- Não volátil: para posterior ao processamento;
Visualização de dados
Além de plataformas de CRM e gestão de informações, investir em ferramentas de visualização é fundamental. Para te ajudar, listamos as principais plataformas do mercado:
Tableau
Sabe quando você está diante de muitos números e não sabe o que cada um deles significa? Então, o Tableau veio te ajudar a não se perder.
Com um design e análise visual, essa ferramenta facilita o gerenciamento de dados, o compartilhamento de informações e simplifica o processo de análise.
Esse software de B.I permite a visualização e exploração de dados de maneira intuitiva e direta.
Power Bi
O Power Bi é uma coleção de serviços de analytics da Microsoft que fornece visualizações interativas e recursos de B.I com uma interface simples e direta.
Usado por empresas pequenas ou grandes, esta ferramenta consolida informações, descobre insights e ajuda na tomada de decisões mais confiantes.
Você pode usar o Power Bi como software, aplicativo ou até mesmo conector.
Google Data Studio
Por fim, o Data Studio é uma ferramenta gratuita criada pelo Google e que transforma números em relatórios e dashboards intuitivos.
Nesta plataforma, é possível conectar várias fontes, criar gráficos e filtros e, claro, criar painéis personalizados.
Por ser ótimo em análise e organização de dados, o Data Studio é bastante usado por quem trabalha com marketing digital – mas oferece benefícios para outras áreas.
Se você gostou do conteúdo e tem interesse em mergulhar ainda mais no mundo das vendas, então não se esqueça de conferir o blog da Inside!
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