Quantas vezes você já ficou confuso com a quantidade de softwares que precisou usar em seu processo de vendas? De fato, existem muitos sistemas de vendas que possuem diferentes funções, e servem a diferentes etapas do funil de vendas.
Entretanto, para quem quer gerar novos leads, rastrear o comportamento desses leads e iniciar conversas com o objetivo de gerar vendas precisa de um CRM e, nesse sentido, o Hubspot CRM é uma das melhores opções do mercado, se não a melhor.
Aqui no blog, já falamos inclusive o que é o HubSpot CRM, quais são seus principais objetivos e por que o indicamos. Hoje, contudo, vamos ver como usar HubSpot CRM, conhecendo suas principais funcionalidades e entendendo como ser mais produtivo usando essa plataforma na sua operação. Então, acompanhe e boa leitura!
Como usar Hubspot CRM – configuração
1. Crie sua conta HubSpot
A primeira coisa a fazer é criar sua conta HubSpot no HubSpot.com. Clique em “usar a HubSpot gratuitamente”, que fica no canto superior direito a página.
Você chegará a uma página de login. Clique em “comece a usar gratuitamente” e você cairá numa página para colar dados pessoais como e-mail, nome, sobrenome e senha. Depois de incluir esses detalhes, se estiver tudo certo, você terá criado sua conta HubSpot.
2. Adicione contatos e empresas
Depois de criar a conta e acessar o dashboard do HubSpot CRM, você poderá criar novos contatos, importá-los, editar colunas e gerar filtros, tudo conforme suas necessidades. Por exemplo, se você quiser criar um contato novo, clique em “contatos” > “contatos” > “criar contato” e coloque os detalhes do contato que quiser adicionar. A informação que você acrescentar ficará disponível na lista de contatos.
Caso queira editar ou apagar um contato, basta selecionar na caixinha ao lado do nome e clicar no ícone de edição.
Após clicar em editar, a plataforma vai pedir que você selecione a informação que quer editar, como nome da empresa, data de nascimento, área de estudo etc. Depois de editar o conteúdo, clique em “atualizar”.
2.1 Excluindo contatos
Caso queira excluir o contato, basta selecionar o ícone “excluir”. Se quiser adicionar uma grande quantidade de contas de uma só vez, clique no botão “importar”.
Depois de clicar em “importar” novamente, escolha os arquivos que quer importar. Podem ser arquivos do computador ou listas de opt-out. Se você selecionar a opção “Arquivo do computador”, escolha a quantidade de arquivos que deseja importar.
Em seguida, você deve escolher o número de objetos que deseja importar. Depois, escolha o tipo de objeto (empresas, contatos, negócios, observações, tíquetes). O contato será selecionado se você quiser adicionar as informações das pessoas com quem trabalha, comumente conhecidas como clientes ou líderes.
As empresas serão selecionadas se você quiser adicionar as informações das empresas em que trabalha. A opção de negócios será selecionada apenas quando você quiser conectar a receita à empresa. Selecione tíquetes para adicionar informações sobre os problemas enfrentados pelos clientes. Observações são quaisquer informações adicionais que você tenha sobre uma empresa, contato ou negócio.
Agora, escolha os arquivos que deseja enviar. Você pode arrastar e soltar os contatos diretamente. Lembre-se de que os arquivos só podem ser carregados se estiverem armazenados no formato .CSV, .XLSX e .XLS. Assim que o arquivo selecionado for carregado, clique no botão Avançar.
O HubSpot mapeará automaticamente as colunas armazenadas em seus arquivos. Os arquivos que não foram mapeados podem ser feitos manualmente selecionando a propriedade no menu. Você também pode adicionar uma nova propriedade ou selecionar “Não importar coluna”.
Com o mapeamento concluído, clique no botão Avançar. Agora, os arquivos selecionados serão carregados e serão vistos no painel. Você também pode selecionar vários arquivos escolhendo a opção “ arquivos com associações”. Todas as etapas são semelhantes às que você pressiona ao importar um arquivo.
2.2 Lista de pessoas desqualificadas
Para importar a lista de pessoas que estão desqualificadas para receber e-mails, selecione “Uma lista de opt-out”. Clique no botão selecione um arquivo para importar a lista. Lembre-se de armazenar a lista de opções apenas na forma de arquivos CSV. Você também pode arrastar e soltar os arquivos diretamente do local armazenado.
Agora, selecione as leis e regulamentos de privacidade. Você deve escolher uma opção na lista para selecionar uma base legal. Você também deve adicionar a explicação para a opção selecionada. Após o acréscimo de informações, confirme o seu opt-out. Aqui, digite o número de contatos que deseja colocar na lista negra. Agora, clique no botão “Iniciar importação”.
Para simplificar o processo de pesquisa, o HubSpot também oferece a opção de filtros. Aqui, você deve selecionar a opção de acordo com suas necessidades. Há opções como Agência, Negócios associados, Empresa associada etc.
Se quiser fazer algumas atualizações nas colunas, clique no botão “Ações da tabela” após o qual você pode editar as propriedades, gerenciar duplicados e restaurar os contatos.
Se você deseja adicionar dados de clientes para gerenciar informações de empresas, siga as mesmas etapas que são consideradas ao adicionar os detalhes do contato. Aqui você só precisa adicionar o nome de domínio da empresa, a data de criação e a data de criação do primeiro contato de acordo.
3. Envie convites para seus colegas de equipe
Assim que os contatos e empresas forem adicionados ao HubSpot, a plataforma enviará e-mails para as pessoas, incluindo instruções para fazer login. Ao enviar um convite para sua equipe ingressar no HubSpot CRM, você pode unificar os serviços da sua empresa.
4. Crie negócios e defina etapas de negócio
Agora vamos para a funcionalidade de negócios do HubSpot CRM. Essa funcionalidade serve para ajudar a organizar suas vendas e acompanhar o progresso de todos.Isso, por sua vez, auxilia no gerenciamento de relações de uma só vez e na identificação de obstáculos.
Vamos aos passos:
Na aba Negócios (dentro de Vendas), clique no botão “criar negócio” e passe para a próxima fase. Ao criar o negócio, você inserir o nome do negócio, pipeline de vendas, etapa do negócio, valor, data de fechamento, proprietário do negócio, tipo, empresa, contato e produtos. Após inserir todas as informações, clique no botão Criar.
As informações criadas serão exibidas no painel. Você pode visualizar rapidamente o status do seu negócio no painel. Se você deseja editar algum negócio criado, clique no ícone de edição que se encontra no lado esquerdo do painel.
Você também pode excluir as ofertas, ver todas as propriedades e ver o histórico de propriedades clicando no menu, que fica no canto superior esquerdo da área de trabalho.
Esta seção permite que você calcule facilmente a previsão do negócio avaliando o painel de vendas.
Principais funcionalidades e recursos do HubSpot CRM
Já comentamos aqui que o HubSpot CRM é uma ferramenta bastante completa, e a maioria das atividades de negócios, como compartilhamento de dados, gerenciamento de dados, rastreamento etc. podem ser feitas rapidamente pela plataforma, pois ela oferece todas diversas funções, o que chamamos de atividades “guarda-chuva”. Entre alguns dos recursos padrão do HubSpot CRM estão:
Gestão de pipeline e oportunidades
Com a ajuda do HubSpot CRM, é possível gerenciar oportunidades de vendas, rastrear probabilidades, valores e estágios. Consequentemente, pode-se manter o fluxo dos pipelines de vendas de acordo com a equipe.
Integração com Desktop
O HubSpot CRM permite integrar todos os seus e-mails e contatos com o sistema CRM. Ao usar esse recurso, você também pode integrar o Google e o Microsoft Outlook.
Gerenciamento de tarefas / atividades
O recurso de gerenciamento de tarefas / atividades do HubSpot CRM ajuda a rastrear e gerenciar as atividades e tarefas com facilidade e precisão. Com esse recurso, você também tem a oportunidade de gerenciar prioridades e programações diárias.
Gestão de relacionamento com parceiros
O HubSpot CRM oferece um portal de parceiros que ajuda em todos os seus canais de vendas, compartilhando cotações, preços, informações de produtos, etc. Portanto, você pode rastrear facilmente leads de parceiros de canal e oportunidades de vendas.
Gerenciamento de contatos e contas
Este recurso ajuda a armazenar e recuperar as informações relacionadas às contas e contatos dos clientes. Esta funcionalidade do HubSpot CRM também permite que você rastreie a comunicação de empresas com suas contas.
Gerenciamento de contato com o cliente
Ao fornecer serviços de marketing, a maioria das empresas enfrenta dificuldade para administrar o contato com o cliente. Este recurso do HubSpot CRM ajuda a manter contatos e fazer alterações de acordo com suas necessidades.
Gestão de orçamentos e pedidos
Este recurso ajuda a criar orçamentos para os clientes, incluindo produtos, descontos e preços. Com a ajuda da funcionalidade de gerenciamento de pedidos, é possível processar os pedidos de forma adequada.
Gerenciamento de lista de preços e produtos
Este é o último recurso categorizado em automação da força de vendas. Esta funcionalidade do HubSpot CRM permite adicionar os produtos e preços em módulos adequados que podem ser acessados facilmente.
Relatórios
Todos os dados armazenados no HubSpot CRM podem ser facilmente acessados usando este recurso. Também é possível criar relatórios ad-hoc e padrão com precisão e em menos tempo.
Dashboards
Este é um dos melhores recursos do HubSpot CRM pois é possível visualizar informações diferentes, como status atual, interface do usuário em tempo real, tendências históricas, entre outros, de uma plataforma. Os principais indicadores de desempenho ajudam na tomada de decisões.
Fluxos de trabalho
O fluxo de trabalho é o melhor recurso do HubSpot CRM, pois ajuda a economizar tempo, uma vez que todos os processos que são feitos manualmente podem ser automatizados. Esse recurso também ajudará os administradores a escreverem e determinarem as necessidades para que possam realizar ações com facilidade.
Customização
O Hubspot CRM também oferece personalização. Esse recurso ajuda os gestores a coletarem informações diferentes.
Gestão de documentos e conteúdo
A plataforma HubSpot CRM ajuda você a publicar, consumir e editar as informações de forma centralizada. Você também pode gerenciar conteúdo como documentos, apresentações, arquivos eletrônicos e imagens.
(API) Integração da interface de programação de aplicativos
A interação de API especifica a forma de comunicação do aplicativo com outras ferramentas. Ao usar este recurso do HubSpot CRM, você pode integrar objetos, dados etc. com diferentes aplicativos com precisão e eficácia.
Ferramentas de importação e exportação de dados
O HubSpot CRM inclui ferramentas de importação e exportação por meio das quais você pode adicionar, atualizar e remover dados em grande quantidade.
Ligação e e-mail de dentro dos negócios
Usando o Hubspot CRM, você consegue realizar as ligações de dentro da plataforma sem um custo adicional por ligação, dentro de um plano de minutagem bem razoável para operações de vendas. Além das chamadas, você também pode enviar e-mails e todas as interações ficam registradas no software.
Marketplace
Além das funcionalidades padrão, o Hubspot também possibilita integrar com tecnologias e soluções de terceiros. Essa integração facilita o trabalho e aumenta a flexibilidade. Uma das melhores integrações é com a ferramenta WhatsApp. Existem boas opções a preços acessíveis que trazem também a interação de WhatsApp para dentro da plataforma.
Estas são apenas algumas das funções e possibilidades do HubSpot CRM. Como é possível perceber, o software faz um bom trabalho em auxiliar no engajamento de clientes e aumentar produtividades dos negócios. Com isso, ajuda a melhorar a relação com os clientes, aumentar o volume de leads e otimizar o pipeline.
Esperamos que tenha gostado do nosso conteúdo. E se você precisa de ajuda para reformular seu plano operacional de vendas, entre em contato conosco e fale com um de nossos especialistas!
