Pipeline de vendas: o que é, como usar e quais as vantagens?

Se o pipeline de vendas não estiver funcionando na operação, todo o resto também não vai funcionar. Ele precisa ser a primeira parte colocada no lugar. Quando está funcionando, é uma forma poderosa de enxergar a organização e aumentar o volume de vendas. 

Alguns exemplos do que não funciona se o pipeline não for claro e eficiente: as métricas são confusas, a equipe fica desmotivada, os clientes não são bem atendidos, a chance de pressionar as pessoas para fechar negócios que elas não precisam é alta e em consequência as metas de vendas nunca são alcançadas. Parece familiar? 

Na nossa experiência parecia algo simples. Quando começamos a Inside nem acreditávamos que construir um pipeline de vendas serviria como serviço para outras empresas. Mas a realidade não poderia ter se mostrado mais diferente. 

Encontramos frequentemente pipelines confusos, líderes achando que dominavam um pipeline cheio de erros conceituais. Mais comum ainda, pessoas do mesmo time tratando do pipeline de jeitos completamente diferentes, cada pessoa usando o pipeline como bem entendia.

Mas mais importante. Em mais de 100 projetos de consultoria percebemos que o pipeline de vendas estar 100% é imprescindível para a organização de vendas funcionar. 

O pipeline de vendas surge como uma ótima ferramenta para monitorar a jornada de compra. Mas acima de ter um pipeline bem estruturado, é necessário ter uma gestão eficiente para controlar cada passo a passo, entender projeções e, claro, melhorar o atendimento ao cliente.

Criar um pipeline não é fácil, muito menos ter uma gestão de alto nível. Por isso, criamos este guia completo com todas as informações necessárias para você entender cada etapa da jornada de compras. Vamos lá?

O que é um pipeline de vendas?

O que é pipeline de vendas? O conceito nada mais é do que uma representação visual das etapas finais do funil. Ele geralmente é composto por etapas, gatilhos, propriedades (ou campos personalizados). Organiza essa parte do processo comercial de forma fácil de visualizar, organizar e entender a sua rotina para uma pessoa de vendas. 

Em ciclos de vendas médios e longos é fundamental para entender cada passo, necessidade e dor de cabeça do cliente até a finalização da compra.

Na prática, um pipeline bem estruturado e com uma gestão de alto nível pode trazer inúmeras vantagens para uma empresa, como visão de oportunidades, mais clareza nas ações e previsibilidade – mas isso aprofundaremos mais para frente.

Antes disso, vamos fazer uma atualização rápida de conceitos que geralmente são confundidos. Pipeline de vendas não é funil de vendas e não é a mesma coisa que jornada de compra. Veja as diferenças.

Pipeline de vendas X funil de vendas

Comumente, pipeline de vendas e funil de vendas são termos considerados sinônimos – contudo, existe uma diferença entre os dois (e que não deve ser confundida).

O funil de vendas se concentra nos passos dos consumidores na hora da levantada de mão ou abordagem inicial (para prospecção ativa) até a conversão em vendas. Ele é uma tentativa de categorizar a jornada de compra em níveis de interesse que aproximam as pessoas do momento de contratar o nosso serviço

Pipeline de vendas X jornada de compra

O significado de pipeline de vendas muitas vezes é confundido com a jornada de compra. Não são a mesma coisa. Jornada de compra é uma tentativa de categorizar, criar etapas para o que as pessoas passam enquanto realizam uma compra. Ela geralmente é entendida pelas etapas:

• Aprendizado e descoberta: a pessoa ainda não entende que tem um problema, e talvez nem tenha mesmo um problema. Ela está descobrindo sobre o assunto.
• Reconhecimento do problema: ao aprender, a pessoa percebe que precisa melhorar alguma coisa na vida dela. Ela reconhece que tem um problema.
• Consideração da solução: a pessoa começa a considerar opções para resolver aquele problema. 
• Decisão de compra: aqui a pessoa já entende o suficiente do assunto para saber que tem um problema. Ela considerou as opções e está no momento de compra.

Comparando a jornada de compra com o pipeline existem três diferenças principais:

• O pipeline de vendas representa apenas uma parte da jornada de compra: idealmente pessoas em etapas de aprendizado e descoberta, e mesmo de reconhecimento de problema não devem estar em um pipeline de vendas. Talvez um fluxo de prospecção, mas não de vendas. 
• A jornada de compras é genérica e abrangente, enquanto o pipeline de vendas é específico: é impossível entender exatamente o que acontece com cada pessoa enquanto ela está aprendendo sobre o assunto que você trabalha ou enquanto ela está reconhecendo que tem um problema. A jornada de compra tenta caracterizar, mas segue sendo abrangente. Por outro lado o pipeline de vendas é específico, com etapas bem e gatilhos claros de passagem;
• O pipeline de vendas fala de como nós vemos o cliente, enquanto a jornada de cliente é sobre como ela se comporta e o que ela vive. 

Pipeline de vendas X processo de vendas

Explicar que processo de vendas é algo mais amplo, enquanto pipeline é uma representação visual das etapas pelas quais a empresa passa enquanto é trabalhada pelo time de vendas. Processo de vendas inclui todos os inputs e outputs que ocorrem na área de vendas. 

Existem processos de prospecção, processos de pipeline de vendas, processo de capacitação, processos de contratação, processos de operação de vendas, processo de gestão, processos de planejamento e estratégia, entre outros. Alguns exemplos:

Processos de prospecção

• Quantas ligações devem ser feitas para um lead
• O que falar quando a secretária atende o telefone
• Quais perguntas utilizar quando eu quero o contato da pessoa certa
• Como baixar listas de prospecção
• Como ligar utilizando o voip do CRM
• Qual email enviar quando a reunião para o closer foi agendada

Processos de pipeline

• Como a reunião de investigação deve ser realizada?
• De qual modo a proposta deve ser apresentada?
• Como oferecer (ou não oferecer) desconto?
• De que jeito? negociar fechamento
• Como realizar a passagem de bastão para a área de pós vendas/customer success

Processos de capacitação

• Definição das demandas de capacitação
• Construção dos outlines de treinamento
• Refinamento dos modelos de revisão de chamada
• Atribuição de notas
• Processo de escuta de ligação por parte dos trainers

Todos esses, e vários outros são processos de vendas. Por isso entendemos que o pipeline de vendas compõe um conjunto de processos de vendas, mas não é a mesma coisa. 

Agora vamos falar das etapas mais comuns, geralmente encontradas em todos os pipelines de vendas.

Etapas mais comuns do pipeline de vendas

Agora, vamos aprofundar ainda mais sobre as principais etapas do pipeline e as atividades executadas em cada estágio. Confira:

Pesquisa/Novos Leads

É a fase no qual os contatos entram no funil. Geralmente existe para mensuração, saber quantos contatos aparecem no funil em um determinado momento. Costuma ser uma etapa na qual a pessoa de vendas não interage com o potencial cliente. 

A pesquisa aprofundada feita pelo time de pré-vendas (ou vendas para equipes que operam sem pré-vendas) é fundamental nesta etapa, já que o profissional de vendas deve enviar propostas personalizadas para o prospect, agregando valor sobre a solução fornecida.

Prospecção

Uma etapa comum principalmente em pipelines que trabalham com leads inbound. É quando as pessoas de vendas começam a tentar falar com o potencial cliente.

Após a qualificação do time de Marketing e/ou de SDRs e a pesquisa da pessoa de vendas, finalmente chegou o momento do/a vendedor/a entrar em contato com o lead.

O primeiro contato com o lead pode ser feito por diversos canais, desde e-mail, telefone, redes sociais ou chat. Para saber mais sobre prospecção e como trazer resultados em vendas, acesse o nosso blog.

Investigação

Etapa na qual aprofundamos para descobrir melhor qual é o problema, o que a pessoa que está do outro lado da mesa precisa e como/se nós podemos resolver. 

Uma dúvida comum é saber a diferença entre uma ligação de prospecção e uma ligação de investigação. Uma pergunta muito comum nos nossos projetos de consultoria é descobrir porque eu vou realizar uma nova investigação se no primeiro contato, quando a pessoa atendeu o telefone na etapa de prospecção eu já fiz algumas perguntas e qualifiquei.

A resposta é bem simples: em prospecção você está perguntando para saber se você pode vender para a pessoa. Em investigação você está perguntando para saber como você pode vender para a pessoa. São coisas muito diferentes. O output, a saída de uma reunião de investigação é clareza e todas as informações para construir o projeto do seu potencial cliente. 

Geralmente uma etapa de investigação inclui perguntas exploratórias, perguntas desafiadoras e scripts que ajudem a saciar a curiosidade da pessoa, mas não muito. Assim ela segue envolvida no seu processo comercial.  

Solução

Etapa que todas as empresas precisam. Em algum momento você precisa apresentar como você vai resolver o problema que a pessoa do outro lado da linha trouxe. 

Pode envolver apresentar uma proposta, realizar uma demonstração do software, mostrar como você pretende gerenciar a carteira de investimentos da pessoa. Não tem como fugir dessa etapa. 

Negociação

Na etapa de negociação, o/a vendedor deve entrar com o contato mais uma vez para tirar quaisquer dúvidas e eliminar objeções de vendas. Para saber mais sobre objeções de vendas e como contorná-las, basta clicar aqui.

É também, neste estágio, em que é realizada a venda ou o descarte do lead. É uma etapa após a solução para pessoas interessadas que precisam aprovar o contrato com alguém.

Antigamente todos os manuais de vendas eram explícitos: só venda para quem tem poder para assinar e pagar. Hoje em dia, não é mais assim. É muito provável que você venda para quem vai usar a solução, e essa pessoa tenha capacidade de aprovar com alguém. Essa aprovação está em negociação. 

Fechamento

Por fim, temos a última etapa do pipeline de vendas: o fechamento. O fechamento se caracteriza pela conclusão do negócio ou o desinteresse do lead. 

Se o possível comprador decidir fechar o contrato de compra, então o/a vendedor deve seguir com a venda do produto ou serviço. Por outro lado, caso o cliente não tenha interesse, não há necessidade de seguir sequência com o contato.

Em muitos casos a etapa de fechamento do pipeline de vendas é conhecida como a etapa do forecast e é chamada de contratação. Nela ficam estacionados os negócios que já deram o ok verbal mas ainda não deram o ok formal. 

Princípios

Com as etapas mais comuns do Pipeline de vendas esclarecidas, é importante entender também os três princípios dessa estratégia: efetivo, centrado no cliente e orientado a dados.

Efetivo

De acordo com o dicionário, efetivo é “um adjetivo que qualifica aquilo que tem efeito, que é real, verdadeiro, legítimo. Tornar efetivo é efetivar, levar a efeito, realizar, concretizar”.

Digo isso porque é importante entender primeiro o que é efetividade, para depois entender o pipeline efetivo. Assim, entendemos que este tipo de funil é baseado na capacidade de processar no mínimo esforço possível.

Quando falamos em um pipeline efetivo, entendemos que é necessário ter uma máxima capacidade de processamento, busca obsessiva de taxas de conversão altas no final do processo e direcionado ao fechamento.

Contudo, é preciso realizar este processo de maneira organizada e clara, para não repetir etapas, ter métricas confusas ou clientes mal atendidos. Em sumo, é necessário ordem para manter o processo efetivo.

Centrado no cliente

Muitas empresas cometem o erro fatal de utilizar o mesmo Pipeline de vendas e estratégia para todos os leads. 

Para aumentar ainda mais a taxa de conversão, é necessário desenvolver um pipeline centrado ao cliente, ou seja, adaptar as práticas e atividades ao tipo de lead.

Como fazer isso? As duas principais maneiras de adaptar o processo para cada consumidor em potencial são: gerar valor ao longo do processo e ajudar o cliente a comprar (ter um processo de vendas consultivo).

Vale lembrar que a educação do cliente em relação ao problema e a solução proposta pela sua empresa é fundamental na fase de negociação e, consequentemente, na decisão do lead em fechar ou não a venda.

Orientado a dados

Por fim, o último fator que você deve se preocupar na hora de desenvolver um Pipeline de vendas é acompanhar, mensurar e adaptar.

O que eu quero dizer com isso? Não há outra maneira de avaliar se uma estratégia está sendo efetiva ou não, além de acompanhar e analisar dados.

As métricas entram como um fator essencial para entender a saúde da sua operação de vendas. Sem elas, os/as vendedores podem ficar perdidos e deixar ruídos passarem pelo processo comercial.

É indispensável a orientação de dados durante a jornada de vendas – mas não saia aplicando quaisquer indicadores, viu? Avalie quais métricas podem te ajudar a trazer insights realmente valiosos.

Para saber mais sobre métricas, acesse: QUAIS AS 12 MELHORES MÉTRICAS DE VENDAS E COMO UTILIZÁ-LAS?

Tipos diferentes de pipeline de vendas

No mundo das vendas, você irá se deparar com diferentes tipos de clientes: com ciclo de vendas variados, metas específicas e tamanhos diferentes. Por isso, é importante entender que nem todo funil de vendas deve ser igual.

Separamos 3 tipos de pipeline de vendas, com características diferentes e que são ideais para específicos tipos de cliente. Confira:

Transacional ou B2C

O pipeline transacional ou B2C é caracterizado por empresas que têm um ciclo de vendas mais curto, ou seja, a venda é mais rápida. Dessa forma, as etapas deste pipeline são:

• Pesquisa;
• Prospecção/qualificação;
• Solução/Proposta;
• Fechamento;

Pode parecer pouco, mas para vendas pontuais, não há necessidade de alongar o pipeline.

Você realiza uma pesquisa inicial para saber com quem você está falando, o tamanho da empresa e o histórico de interações dela conosco. Segue para a etapa de qualificação. Repare que diferente do pipeline padrão descrito acima aqui a prospecção e a qualificação já ocorrem no mesmo momento. 

Não existe a necessidade de uma nova reunião para investigar os problemas da pessoa. No momento que você fala com ela, você sabe o que ela precisa. A etapa de solução/proposta segue existindo. 

Talvez ainda na mesma interação (ligação de vendas), talvez você precise de um tempo para preparar essa solução e retomar o contato com a pessoa no futuro. Mas é necessário mostrar como você resolve o problema. 

É um modelo de pipeline mais curto, mais direto, menos burocrático. Nem sempre um pipeline com poucas etapas é o melhor, mas em alguns casos ele é. 

PME ou pipeline padrão

Por fim, temos o PME, pipeline ideal para pequenas e médias empresas. Ele é composto por:

• Pesquisa;
• Prospecção;
• Conexão/qualificação;
• Investigação;
• Solução;
• Negociação;
• Contratação;

Esse é o pipeline mais comumente encontrado no mercado. Ele deriva do modelo criado pela Hubspot (como quase tudo no mercado brasileiro de vendas, as empresas copiam a RD Station e a RD Station copiou a Hubspot)

Enterprise

A principal diferença de um pipeline Enterprise é que ele possui uma etapa de solução técnica. Por que isso? 

Em comparação com o pipeline tradicional, o pipeline enterprise traz duas diferenças principais:

• Etapa validação técnica: é a etapa entre a investigação e a apresentação da proposta. Diferente de um pipeline tradicional, aqui você não vai querer realizar a investigação e cair direto na apresentação de proposta. Por qual motivo? A chance de fechamento é muito baixa. 

Antes de apresentar a proposta você precisa validar, verificar se o que está para ser apresentado vai chegar na mesa de quem aprova com altas chances de fechamento. A etapa de validação técnica geralmente são várias conversas com pessoas que têm papel da decisão de compra falando sobre o projeto. Em alguns casos do preço, mas ele certamente não é o foco. 

• Outras etapas de aprovação no decorrer do funil: estamos percebendo que vendas enterprise cada vez mais são caixas de ferramentas do que fluxos conhecidos. Estamos falando de blueprints. Com várias interações que ocorrem ao longo do tempo, nem sempre dentro de um padrão. 

Tipos de funil de vendas: funil de prospecção (pré-vendas) x funil de vendas

Afinal, é necessária a divisão entre funis de pré-vendas e vendas? Muitas empresas se deparam com essa dúvida já que SDR’s (pré-vendedores) e closers (vendedores) possuem rotinas bem distintas entre si. 

Porém, as organizações ficam “entre a cruz e a espada” pois  para cada profissional há uma preferência quando esse assunto vem à tona: 

• Para a gestão: É muito mais organizado e simples olhar para uma mesma linha a enxergar a operação de vendas como um todo
• Para o representante comercial: Não é confortável trabalhar em um ambiente com muito mais elementos do que o realmente necessário. Por exemplo, ficar  olhando as reuniões de vendas ali no funil não vai ajudar a manter o foco nas atividades de busca e qualificação de oportunidades. 

Os exemplos de funis demonstrados antes nesse post apresentam uma linha única para pré-vendas e vendas usarem juntos. É ideal manter o funil de vendas o mais “lean” possível, ou seja, mais limpo , organizado e sem desperdícios. 

Em texto da Totvs, a definição de lean é ” uma metodologia que consiste em deixar operações de uma empresa mais enxutas, com foco em diminuir desperdícios sem prejudicar a qualidade da solução final”

Mas afinal, o que é desperdício para uma empresa, profissional ou área pode não ser para outros. 

Portanto, vamos descrever algumas características de funis separados de pré -vendas e vendas nos quais já tivemos oportunidade de liderar projetos em que a opção de dividir o funil de vendas em 2 foi necessária. 

Características de um funil de prospecção (pré-vendas)

O Funil de pré-vendas é representado pelas primeiras etapas do funil de vendas apresentado nos tópicos anteriores e vão representar toda a abertura de conversa com o prospect para depois haver o processo de passagem para vendas. São elas: 

• Pesquisa 
• Prospecção
• Qualificação

Em alguns casos, os pré-vendedores fazem uma reunião com os leads para apresentação institucional e qualificação para enviar ao time de vendas apenas leads dentro do padrão escolhido pela empresa e que já tenham  fornecido informações relevantes ou específicas ao negócio (por exemplo, alguma validação técnica necessária).

Nesses casos, o funil de pré-vendas pode ser adaptado tendo a inclusão de tapas, como por exemplo:

• Pesquisa 
• Prospecção
• Agendamento 
• Aguardando reunião
• Qualificação

A partir da etapa de qualificação , o pré-vendedor (SDR) deve demonstrar ao sistema se houve sucesso ou não em seu processo. Chega a hora de marcar como “ganho” ou “perdido”.

Indica-se a criação de preenchimento obrigatório de dados em cada fase desenhada. Dados que confirmem a execução de tarefas ou obtenção de informações (ex: É obrigatório anotar o número de funcionários para agendar a reunião)

Nessas fases é muito importante que haja a inserção dessas respostas de forma sistêmica e padronizada a fim de criar insights sobre o processo (o que está dando certo e o que está dando errado no processo de prospecção?)

KPI’s de um funil de prospecção (pré-vendas)

Toda a organização do processo de vendas divididas em fases tem como objetivo a obtenção de dados que entregam a qualidade, efetividade e probabilidade de prospecção e vendas.

Para isso, são definidas alguns dados-chave (KPI ‘s – Key Performance Indicators) que devem ser coletados e analisados no funil de pré-vendas. São exemplos de KPIs de pré-vendas: 

• Ciclo que qualificação (tempo entre a criação da opp e a qualificação)
• Tempo em cada fase do funil
• Quantidade de tarefas executadas/ tipo de opp ou tipo de origem
• Origem das oportunidades
• Taxa de conversão por etapa
• Número de reuniões agendadas
• Número de oportunidades aceitas pelo time de vendas
• Número de vendas obtidas por qualificação de pré-vendas
• Motivo de perda

Características de um funil de vendas

O Funil de vendas sem o processo de qualificação de oportunidades juntos, é dedicado a profissionais que vão atender apenas leads que já passaram por uma “triagem”. Ou seja, já passaram pelo funil de prospecção e estão prontos para receber uma proposta estruturada de um sales rep. (representante de vendas). 

O funil de vendas é representado pelas etapas remanescentes às do funil completo e são elas: 

• Investigação 
• Solução 
• Negociação
• Fechamento. 

Também pode sofrer alterações caso haja alguma etapa mais específica necessária para criação de vendas, como validação técnica ou aprovação interna. A fase de investgação também pode deixar de existir caso isso já tenha sido feito de forma completa pelo time de pré-vendas.  

KPI’s de um funil de vendas

Assim como no funil de pré-vendas, no funil de vendas é necessário desde sua construção já vislumbrar dados-chave para análise do bom andamento das atividades de vendas. Snao exemplos de KPI’’ de vendas: 

• Ciclo de vendas (tempo entre criação e fechamento da opp)
• Tempo em cada fase do funil 
• Valor vendido 
• Quantidade de tarefas/vendedor
• Taxa de conversão por etapa
• Número de propostas apresentadas x fechadas
• Número de opps x propostas apresentadas
• Motivos de perda

Por que ter um pipeline de vendas?

Como já foi dito anteriormente, o pipeline de vendas é uma ferramenta fundamental para entender o comportamento do lead e acompanhar cada passo da jornada de compras.

É justamente o monitoramento efetivo do ciclo de vendas pode trazer diversos benefícios para você, como:

Visão de oportunidades

Quantas oportunidades realmente são verdadeiras? Qual a data para o fechamento da venda? Em qual estágio estamos? Sem o pipeline bem estruturado, essas perguntas podem ser difíceis de responder.

Entender que ter uma ferramenta como o pipeline bem estruturado é essencialmente mostrar de forma clara todas as etapas e ações do processo comercial, é poder extrair informações valiosas, como oportunidades em aberto.

Os gestores desta estratégia serão capazes de compreender as taxas de conversão, os pontos fracos e fortes do ciclo de vendas, e quais medidas devem ser tomadas para tornar a jornada de compras mais eficiente.

Padronização do processo comercial

Em qualquer empresa, a primeira etapa para vender o produto é desenvolver o produto e entender onde ele se encaixa dentro do mercado. A partir da análise de concorrentes e tendências, é necessário criar um planejamento de vendas e abordagem para vender o produto ou serviço.

Com esta etapa realizada, existe o momento de conferir se a abordagem de vendas é eficiente e se é padronizada, ou seja, se ela também pode ser usada por outros vendedores.

Chegar neste tratamento padronizado não é fácil, mas seguir um pipeline de vendas pode te ajudar com isso. Isto porque o funil ajuda a criar um playbook de vendas com todas as ações que devem ser seguidas pelo time de vendedores.

Assim, ao invés de trabalhar com vendedores mal geridos e que criar a própria conduta, o pipeline ajuda a criar métodos e práticas que podem ser seguidos por todos os profissionais de vendas.

Saber o que fazer e quando fazer 

Qual é o melhor momento para contatar o lead? Devo mandar um e-mail ou fazer ligação por telefone? Quando é tarde demais para fazer o follow-up? Essas são algumas das questões que os vendedores se deparam no dia a dia.

Contudo, com um pipeline de vendas bem estruturado, não deve ser muito difícil responder essas perguntas. Isso porque a ferramenta mostra exatamente qual ação deve ser concluída e quais os próximos passos.

Assim, o/a vendedor/a tem mais clareza e assertividade nas suas ações, assim como não perder oportunidades por não saber o que fazer e quando fazer.

O pipeline é uma ótima ferramenta para responder às três questões básicas: Quando? Como? E Por que?

Aumento da produtividade

A clareza nas ações proporcionada por uma boa gestão de pipeline também ajuda a maximizar a produtividade. Isso porque os profissionais de vendas não perdem tempo procurando o que fazer, ou realizando tarefas desnecessárias.

O acompanhamento de cada passo no processo comercial é essencial para manter uma agenda organizada e estabelecer prioridades. Assim, os vendedores conseguem direcionar esforços para as etapas que mais fazem sentido para o prospect naquele momento.

Com outras palavras, ter um Pipeline de vendas é vender com eficiência e eficácia.

Aprimoramento constante

Acredito que todo/a profissional de vendas, em algum momento da carreira, percebe que processos comerciais nunca estão totalmente prontos (mesmo com um planejamento de vendas).

A verdade é que o processo de vendas é e deve ser sempre adaptável. Crie métricas, documente, analise e entenda os ruídos e melhoramentos que devem ser feitos. O aprimoramento deve ser constante se você deseja aumentar a taxa de conversão.

O pipeline de vendas ajuda justamente a identificar e acompanhar todos os passos do processo comercial, passando pela prospecção, qualificação, vendas e fechamento.

Dessa maneira, é fácil identificar se há churning ou se o atendimento ao cliente está desleixado.

Maior índice de fidelização

Em vendas, além de atrair novos leads, é muito importante também fidelizar os clientes lista A, ou seja, aqueles que estão sempre comprando da sua empresa, e em grande quantidade.

Através do pipeline de vendas, será possível entender cada vez mais os interesses e necessidades dos seus consumidores e, a partir daí, você será capaz de melhorar estratégias de marketing para vendas, aumentar a credibilidade através de um atendimento ao cliente personalizado e garantir a satisfação dos compradores.

Com outras palavras, se o seu objetivo é desenvolver uma carteira de clientes de alto padrão, o pipeline pode ser uma ótima ferramenta para entender melhor o perfil de quem compra o produto ou serviço do seu negócio.

Como montar um pipeline de vendas?

Como podemos ver, ter um pipeline de vendas de alto padrão é fundamental para entender o comportamento do lead e, assim, convertê-lo. Mas é importante infatizar que montar esta ferramenta não é fácil.

Por isso, desenvolvemos um passo a passo simples para te ajudar a criar o seu próprio pipeline de vendas. Vamos lá?

1. Defina a jornada de compras do cliente

A jornada de compras do cliente é um guia em etapas que apresenta o caminho em que o lead percorre até comprar o seu produto ou serviço. As etapas podem ser divididas em:

• Descoberta a aprendizado;
• Reconhecimento do problema;
• Consideração das soluções;
• Avaliação;
• Decisão de compra;

É claro que nem todas as empresas seguem exatamente estes passos, afinal a jornada de compras difere-se de negócio para negócio, mas, geralmente, é assim que a jornada de compra do cliente se parece.

Com isto em mente, é necessário mapear detalhadamente todas as ações do consumidor, desde o primeiro contato, até o momento da compra.

Com uma jornada do cliente bem estruturada, você conseguirá desenvolver estratégias cada vez mais assertivas e específicas para o seu ICP.

2. Modelo de funil de vendas

A inside utiliza um modelo de planilha para desenhar o funil de vendas para os projetos em que atua como consultoria. Esse material leva em consideração as seguintes variáveis para definição do desenho do funil de vendas: 

• Nome das etapas
• Descrição das etapas (os os leads que estão têm em comum)
• Propriedades (campos) obrigatórias/etapa
• Fase do ciclo de vida do lead (como deve ser considerado em cada etapa). 
• Propriedades (campos a serem preenchidos pelos vendedores)

Baixe agora o modelo de planilha para planejar seu Pipeline de vendas.

3. Crie as etapas do pipeline

Assim como a jornada de compras, as etapas de vendas também são diferentes de empresa para empresa – e o segundo passo é entender quais são os estágios de vendas do seu negócio.

No geral, as etapas de um processo de vendas podem ser divididas em:

• Prospecção;
• Abordagem;
• Descoberta de necessidades;
• Proposta;
• Negociação;
• Fechamento;
• Pós-venda;

É muito importante ter as etapas do processos estruturadas e bem claras porque, no próximo passo, será necessário definir ações para cada uma das etapas de vendas.

4. Defina os gatilhos de passagem das etapas

O terceiro passo desse tutorial de como fazer pipeline de vendas é definir gatilhos e ruídos.

Com clareza de quais são as etapas de vendas você precisa ter gatilhos claros, específicos e mensuráveis do que acontece em cada uma das etapas para que um negócio saia de uma etapa e passe para a próxima etapa. 

Depois das etapas, os gatilhos do pipeline são a parte mais importante dele. Os gatilhos permitem separar os negócios vivendo fases diferentes em etapas diferentes no pipeline. 

Exemplos de gatilhos:

• Prospecção: receber o retorno significativo do cliente;
• Abordagem: descobrir que o problema que a pessoa está precisando resolver nós podemos ajudar;
• Descoberta de necessidades: entender como nós podemos ajudar a resolver esse problema e enviar uma champions letter;
• Proposta: apresentar a proposta, discutir valores e enviar
• Negociação: receber aceite verbal;
• Fechamento: assinatura do contrato ou pagamento;

5. Defina atividades para cada etapa

Agora, com as etapas do processo comercial já definidas, chegou o momento de atrelar ações para cada uma das etapas, ou seja, práticas que os vendedores devem seguir em cada fase do ciclo de vendas para concluir o fechamento.

É muito importante, neste momento, ter organização e documentar tudo. Assim, sempre que um/a vendedor/a precisar, poderá retornar ao documento e rever as atividades de cada etapa.

Aqui, uma dica é: analise todo o ciclo de vendas e procure por padrões e particularidades, o que permitirá que você repita ações.

Um exemplo é: criar um e-mail padrão para ser enviado aos leads ainda na fase de prospecção. Ainda que os clientes sejam diferentes, ter uma base ajudará a otimizar o tempo do/a vendedor/a.

Além de maximizar a produtividade e otimizar o tempo, desenvolver um plano de ações para cada etapa do processo comercial ajuda os vendedores a entenderem onde estão no ciclo de vendas: qual atividade estou realizando e qual a próxima.

6. Identificar anomalias do processo

Depois de identificar padrões e atividades, é necessário também identificar anomalias no processo comercial. Ou seja, quaisquer ruídos que possam estar impedindo a conversão de um lead devem ser resolvidos.

Ao decorrer das vendas, será notável alguns tipos de abordagens e práticas inconsistentes que podem estar atrasando o fechamento da compra. 

Com os gargalos identificados, é possível desenvolver soluções criativas e que podem, inclusive, melhorar o processo comercial. Vejamos um exemplo:

Se você é um/a corretor/a de imóveis e nota que os compradores ficam nervosos e ansiosos, é possível criar algumas práticas de tranquilização do cliente.

Aqui, o importante é entender que o pipeline de vendas é uma peça fundamental para entender o comportamento do lead e você deve utilizá-lo a seu favor. Por isso, foque em construir um pipeline mais estruturado possível.

7. Estude métricas

Os pipelines de vendas são ótimas ferramentas para, além de entender os leads, também ter um olhar aprofundado sobre o processo de vendas e o desempenho dos vendedores.

Dessa forma, as métricas entram como uma peça chave na hora de desenvolver e monitorar o pipeline. É através delas que será possível entender os padrões que funcionam e o que deve ser melhorado.

Além disso, as métricas funcionam como um ótimo indicador para direcionar esforços e bater metas previamente estabelecidas.

8. Acompanhe os resultados

O pipeline de vendas é um processo contínuo, ou seja, é necessário acompanhar resultados a todo momento. Acompanhar resultados pode ser uma tarefa difícil, especialmente quando você não tem um sistema de CRM.

Então, o sexto passo desta lista é procurar um sistema de CRM que esteja alinhado com a cultura e necessidades da sua empresa. Aqui, damos destaque para as duas principais ferramentas do mercado: HubSpot e Pipedrive.

Com algumas dessas plataformas, será possível automatizar tarefas, otimizar o tempo, documentar toda atividade do ciclo de vendas e contato com clientes e, claro, acompanhar os resultados.

Com dados e informações, você conseguirá ter uma visão mais abrangente das atividades dentro do ciclo de vendas que estão concluídas, pendentes ou atrasadas.

Além disso, com o acompanhamento contínuo de métricas, será mais fácil de entender se o pipeline de vendas está estagnado ou não. Para saber mais sobre métricas de vendas, acesse esta matéria.

9. Documentar processo

E, até mais importante do que acompanhar as métricas, para ter um pipeline de alto padrão, é imprescindível a documentação de todo o processo.

Um relatório completo pode apontar como um lead está se movendo dentro das etapas do pipeline e, assim, será possível utilizar as ferramentas, abordagens e estratégias corretas para converter este lead.

Os relatórios de pipeline podem ser realizados com plataformas CRM que fornecem documentos personalizáveis que ajudam a ler rapidamente os dados fornecidos.

10. Personalizando seu pipeline 

Por fim, temos o último passo: entender que existe um padrão de pipeline de vendas utilizado no mercado, mas toda empresa deve adaptá-lo para a sua própria realidade.

Esta regra é válida especialmente para empresas que têm diversos times de vendas, vendem produtos diferentes e para mercados diferentes. Se este é o caso, você com certeza não vai usar o mesmo pipeline para variados processos comerciais.

Entenda as tendências do mercado em que você está inserido, avalie o seu produto ou serviço, estude os clientes em potencial e, a partir daí, crie o seu próprio pipeline.

Um caso comum são os termos da indústria. Cada segmento tem um conjunto de termos utilizados e conhecidos pelas pessoas, chamado de jargão. Talvez o jargão da sua indústria seja específico e consigamos personalizar de forma que sua equipe de vendas entenda melhor. 

Principais indicadores

Como já foi dito anteriormente, ter um pipeline de vendas de alto padrão pode trazer inúmeros benefícios para a sua empresa. Entre eles, estão os indicadores de saúde e avaliação do negócio. Eles são:

Oportunidades em aberto

Quantas oportunidades de vendas estão sendo negociadas pelo seu time? O número está alto? Isso é positivo? Teremos um grande faturamento? Ter o número de oportunidades abertas em mãos é uma ótima maneira de entender a saúde da sua operação de vendas.

E, inclusive, ter um grande número em aberto, não necessariamente é algo positivo. Aqui, lembramos que o número de oportunidades em aberto deve ser proporcional ao ticket médio e ao ciclo de vendas.

Como este indicador pode ser importante para entender a saúde do processo comercial? Bem, se muitas oportunidades estão em aberto em uma mesma etapa do pipeline, então isso significa que talvez haja um ruído.

Ticket médio

Além de analisar as oportunidades em aberto, é fundamental ter um olhar crítico para o ticket médio, afinal o indicador precisa ser suficiente para cobrir os custos do fechamento da venda e ainda trazer algum lucro para a empresa.

Ter um controle dos gastos de cada cliente é muito importante na medida em que a sua empresa vai crescendo e é necessário entender quais clientes são mais vantajosos para a sua empresa.

Além disso, analisando o histórico de tickets médios da empresa, é possível ter insights valiosos sobre o seu negócio e o desempenho de cada vendedor/a.

Ciclo de vendas

Como já foi dito no começo do texto, entender e saber monitorar o ciclo de venda da sua empresa é fundamental para aprofundar em uma questão que realmente importa: quanto tempo estamos gastando neste cliente?

Este indicador, de maneira geral, permite documentar todas as fases de um lead, deste a prospecção até o fechamento de venda, o que, consequentemente, gera dados valiosos sobre a migração do lead em cada etapa.

Com outras palavras, ter os ciclos de vendas bem documentados e saber monitorá-los é fundamental para acompanhar os passos do seu lead.

Com o ciclo de vendas, o/a vendedor saberá o que fazer e quando fazer. Sem ficar se preocupando qual o melhor momento para contatar um prospect.

Eficiência dos vendedores

Você consegue acompanhar o desempenho de cada vendedor/a? Ou dizer qual vendedor/a é mais apropriado para determinado cliente? Responder estas questões pode ser difícil quando não se tem um pipeline de vendas.

Com o pipeline, é possível identificar em números a eficiência de cada um/a dos vendedores/as do seu time. Ou seja, você terá acesso a dados como quantas negociações foram concluídas em um período de tempo.

Analisar a eficiência dos vendedores é importante para medir a produtividade do time e entender o que pode ser melhorado e o que pode ser repetido. É possível aumentar as vendas com a abordagem X? Por que a estratégia Y não está funcionando?

Como ter uma gestão de pipeline de alto nível

Um pipeline de vendas é um processo contínuo – portanto não ache que o trabalho acabou assim que você criou a ferramenta. É preciso de monitoramento e documentação constante para trazer resultados significativos.

Por isso, trouxemos algumas dicas fundamentais para ter uma boa gestão de pipeline. Elas são:

Estruture o processo de vendas

A primeira etapa para desenvolver um pipeline é definir a jornada de compras do cliente e a segunda é definir as etapas do processo de vendas. Não é a toa, estes dois passos precisam ser claros e estruturados.

Um processo focado nas atividades que devem ser feitas em cada etapa do pipeline é manter tanto o cliente quanto o/a vendedor cientes sobre o processo de compra. Em outras palavras, se o processo de vendas não for bem estruturado, então o pipeline não será eficiente.

Tenha um playbook de vendas

O playbook de vendas é, definitivamente, um dos principais documentos utilizados por vendedores/as. Com informações sobre como executar vendas, é possível treinar vendedores e padronizar abordagens.

A orientação de boas práticas em cada etapa do processo comercial ajuda a manter o lead em movimento e em direção ao fechamento da compra, porque o/a vendedor tem em mãos gatilhos e ações para vender da melhor maneira possível.

E, além de ajudar vendedores, o playbook de vendas é uma ótima ferramenta para gestores, já que ajuda a encontrar gargalos e, assim, testar novas e melhores abordagens.

Tenha um sistema CRM

É impossível falar de pipeline de vendas sem falar do sistema CRM. Até mesmo pequenas empresas com um ciclo de venda curto ou que tem um orçamento básico, é indispensável arranjar uma plataforma de gerenciamento de informações – e o quanto antes melhor.

Não precisa ser, necessariamente, plataformas multifuncionais como o HubSpot ou Pipedrive, mas apenas um lugar onde você documente os processos e interações com o lead.

Com este tipo de documentação, será possível analisar números e estatísticas, desenvolver relatórios e encontrar furos na jornada de compras. Com o pipeline de vendas e um sistema CRM, você conseguirá entender porque teve ganho ou perda.

Erros comuns

Até aqui, você já aprendeu os princípios básicos do pipeline de vendas, como montar um e até mesmo como ter uma gestão eficiente. Contudo, no caminho, é importante ficar atento a erros comuns:

A etapa não é uma interação

Quanto tempo dura cada etapa do pipeline de vendas? Uma reunião? Duas? É importante entender que não existe o tempo correto, afinal a venda muda de acordo com o vendedor, produto e cliente.

Quem trabalha em vendas sabe que tirar um sim do lead pode demorar muito mais do que apenas uma reunião ou contato. É necessário contornar todas as objeções do cliente e fazer follow up até o fechamento da compra. Tome o tempo necessário.

A oportunidade não está na etapa sendo executada

O pipeline de vendas é caracterizado por dividir em etapas o caminho que o lead percorre do primeiro contato até o fechamento da venda. Portanto, para monitorar o percurso do cliente, é necessário atualizar sempre o estágio.

O problema é que muitas empresas não sabem separar o pipeline, colocando muitas etapas similares ou até mesmo mantendo a documentação desatualizada. Este erro fatal pode prejudicar todo o encaminhamento do processo.

Dessa forma, fique atento/a em colocar o lead na etapa correta, ou seja, onde está sendo executada, e apenas atualize um estágio para executado quando ele realmente estiver finalizado.

O pipeline de vendas não é personalizado para o cliente

Como falamos anteriormente, existe um modelo padrão de pipeline que pode ser usado como base pelas empresas, mas isso não significa que você não deve adaptá-lo à sua realidade.

Dependendo do seu tipo de produto ou serviço e, principalmente do seu cliente, será necessário fazer algumas alterações nas etapas. Talvez, para ciclos de vendas mais curtos, dividir o pipeline em etapas menores.

Ou também se o ciclo de vendas for muito longo, adicionar algumas etapas para certificar a conversão do lead irá acontecer.

Para personalizar o pipeline, é preciso fazer uma análise interna da sua empresa, produto e cliente e, a partir daí, avaliar quais os melhores métodos e práticas para o pipeline da sua empresa.

CRM: Funil de vendas  e o uso da tecnologia

Diante da necessidade de anotar cada passo do setor de vendas para criar uma máquina de análise e poder melhorar cada vez mais os resultados de vendas, vem a necessidade de se utilizar um CRM (customer relationship management). Embora o termo CRM já remeta ao softwares prontos para serem usados, muitas empresas utilizam de planilhas até que não consigam mais anotar todas as informações e cruzamentos necessários para os relatórios da empresa. 

Independente da forma que se vai criar ou contratar um CRM, aqui estão algumas funções que não podem faltar no sistema escolhido pela empresa. 

• Padronização de inserção de dados: Todos os representantes de vendas devem usar o mesmo formato para anotar as informações. Isso vai permitir análises futuras.
• Criação de tarefas automáticas e padronizadas
• Divisão lógica de objetos (o que é contato, o que é empresa, o que é negócio). 
• Templates de mensagens e respostas disponíveis
• Link com agenda e e-mail pessoal
• Repositório de reuniões gravadas
• Funcionalidade de integração 
• Permissões / tipo de usuários.
• Funcionalidade e exportação dos dados em linguagens universais (CSV , Excell)

Ferramentas que podem te ajudar a ter um pipeline eficiente

Um pipeline  de vendas é ineficiente sem uma plataforma para auxiliar na organização, documentação e monitoramento. E é aqui que falamos da verdadeira importância de implantar um CRM.

CRM

Em meio a tantas etapas, atividades e clientes, o/a vendedor/a pode ficar perdido. Entretanto, com um sistema CRM, o/a profissional é capaz de visualizar todas as informações com mais facilidade e agilidade.

Outro fator extremamente importante quando falamos de monitoramento de pipeline, é que o sistema CRM armazena o histórico de vendas de todos os clientes. Isso permite uma melhor visualização de indicadores.

Estes indicadores podem apontar para o desempenho do time de vendas, furos no processo de vendas e até mesmo onde direcionar esforços.

HubSpot 

Quando falamos em CRM, o HubSpot é líder de mercado. Com multifunções, o HubSpot permite o gerenciamento do relacionamento com o cliente, além de dar suporte para empresas que estão crescendo.

Está com dúvidas se o HubSpot CRM é a melhor solução para a sua empresa neste momento? A gente te ajuda a entender melhor sobre a plataforma.

Pipedrive 

Criado para vendedores, por vendedores, o Pipedrive se mostra como um grande competidor do HubSpot. A plataforma possibilita a gestão de pipeline, integração de e-mail, metas, relatórios de vendas e muito mais.

Mas o verdadeiro diferencial desta ferramenta é que o Pipedrive é um CRM de pipeline, ou seja, todas as suas funcionalidades são focadas para acompanhar e monitorar todas as etapas da jornada de compras.

Para saber mais sobre as funcionalidades e como utilizar a plataforma, acesse a nossa matéria completa sobre Pipedrive.

Se você gostou de saber tudo sobre pipeline de vendas e quer se aprofundar no mundo das vendas, acesse o nosso blog com vários conteúdos informativos. E, se você precisa de uma mão para escalar as suas vendas, converse com os nossos especialistas.