Introdução
Se você é gestor de projetos, está gestor de um projeto ou está envolvido em algum projeto próximo a começar, você já deve ter ouvido ou ficou sabendo da reunião de kick-off.
Se você está nervoso ou ansioso para essa data, saiba que isso é normal.
Preocupante seria se você não estivesse.
A qualidade de uma reunião de kick-off impacta diretamente nas primeiras ações do projeto e naturalmente nas primeiras impressões geradas. Por isso, deve ser dada a devida atenção.
Nesse artigo, você irá encontrar a definição dessa reunião e 5 passos de como executá-la da melhor maneira possível.
O que é uma reunião de kick-off?
O kick-off é o marco zero de um projeto.
É a reunião em que as principais pessoas envolvidas formalizam o início da execução das atividades do projeto desenhado. Esse projeto pode ter sido idealizado internamente na sua organização ou estar associado a prestação de um serviço a um cliente.
O responsável por conduzir essa reunião é o gestor ou líder de projeto. Essa pessoa é a principal responsável pelo projeto como um todo. Suas responsabilidades passam por manter as expectativas alinhadas, gerir recursos, garantir prazos de entrega e principalmente atingir o objetivo do que foi desenhado inicialmente. Sendo esse último, compartilhado por todos os envolvidos.
O gestor de projetos pode ter participado do planejamento ou não. E apesar da formalização de início das atividades acontecerem na data do kick-off, o gestor de projetos começa a trabalhar antes dessa data. Afinal de contas, a condução da reunião de kick-off já é de responsabilidade dele ou dela.
5 passos para fazer um bom kick-off
Entenda a importância de uma reunião de kick-off
O primeiro passo para realizar uma boa reunião de kick-off é entender a importância dessa reunião e onde ela se encaixa na jornada de compra do seu cliente. Se for um projeto interno, é na jornada de tomada de decisões dos principais stakeholders.
Se a reunião de kick-off que você irá participar é associada a prestação de um serviço, um projeto de consultoria por exemplo, essa reunião pode ganhar uma importância ainda maior.
Vamos aprofundar nesse cenário:
O kick-off de um projeto associado a prestação de um serviço é um momento de alta expectativa do seu cliente pois sucede uma decisão de compra importante.
O sucesso de uma empresa de serviços profissionais está diretamente relacionado à experiência do seu cliente com a organização. Essa experiência está diretamente relacionada ao valor gerado a cada interação.
Se o processo comercial que precede a reunião de kick-off foi bem executado, no qual em cada etapa houve geração de valor, o seu cliente terá a mesma expectativa para a primeira interação pós formalização de contrato.
Por mais que a decisão de formalizar uma parceria já tenha sido feita, o sucesso de um projeto está diretamente associado à qualidade das informações trocadas e do engajamento de todas pessoas envolvidas. Um quebra de expectativa em uma reunião de kick-off não necessariamente irá ditar o sucesso ou insucesso de um projeto, mas pode dificultar bastante a qualidade das primeiras interações.
Dito isso, a melhor forma para atender a expectativa é se preparando muito bem para essa reunião.
Pesquise as pessoas envolvidas e se aprofunde no escopo do projeto
Até certo ponto, a reunião de kick-off é semelhante a uma reunião de venda. O resultado esperado dessa reunião é um grupo de pessoas engajadas e comprometidas com um objetivo em comum. Ou seja, todos envolvidos devem estar “comprados” na ideia de que aquele projeto pode atingir o objetivo projetado com os recursos e tempo disponível.
Nem sempre será possível garantir o mesmo nível de engajamento e compromisso de todas as pessoas. Mas, quanto mais pessoas estiverem assim, melhor. No entanto, o mais importante é garantir que as pessoas certas estejam engajadas e comprometidas.
Sendo assim, o primeiro item de preparo para uma reunião de kick-off é o entendimento de quem é o seu público, a sua audiência. É fundamental que você estude as principais pessoas envolvidas e investigue suas preferências, experiências passadas e tente imaginar as expectativas dessas pessoas com o projeto.
Se esse é um projeto interno na sua organização, converse com essas pessoas antes da data da reunião. Busque entender o que elas esperam do projeto, pontos críticos que elas observam e as percepções de sucesso de cada uma delas.
Se for um projeto de prestação de serviço onde você participou do planejamento, revise o evento gatilho que levou a estruturação do projeto. Relembre as etapas do planejamento e se precisar revise reuniões anteriores para entender a construção do projeto até aquela data.
Ainda em prestação de serviços, você pode não ter sido envolvido no planejamento do projeto. Nesses casos, é importante que você procure a pessoa da sua organização que se envolveu no desenho de escopo e, geralmente, venda do projeto para saber o exato racional por trás do que foi modelado.
Em resumo, pesquise as pessoas envolvidas e entenda como foi a construção do projeto até a data do kick-off: evento gatilho que despertou a necessidade do projeto, timing da organização e objetivo do projeto.
Prepare a pauta da reunião
Agora que você já sabe do que se trata o projeto e, principalmente, quem são as pessoas envolvidas, está na hora de definir a pauta da reunião.
A quantidade de energia investida para a preparação da pauta de uma reunião de kick-off está diretamente associada a sua experiência com o escopo do projeto associado, segmento de atuação da sua organização ou do seu cliente e da sua familiaridade com o perfil dos principais stakeholders.
Vamos supor que essa seja a sua primeira reunião de kick-off em um segmento que você possui pouca experiência. Nesse caso, quanto mais preparo você colocar, maiores as chances de você se sair bem. Apesar de toda reunião conter um alto grau de incerteza dadas as discussões e reações dos envolvidos, é preferível pecar por excesso de preparo.
Conforme dito anteriormente, a reunião de kick-off se assemelha muito a uma reunião de venda. E como toda reunião de venda, o primeiro item da sua “pauta” é a abertura. É claro que isso não entra na pauta oficial da reunião, mas é um item que o gestor de projetos deve prever.
Reserve alguns minutos para essa abertura e anote pontos que você possa utilizar para criar rapport e lembretes importantes, como gravar a reunião, presença de todos convidados, etc.
Já na pauta oficial, separe alguns minutos para falar da agenda (ou pauta) que você preparou para aquele momento e qual é a sua expectativa com aquele encontro.
O que você coloca na pauta está diretamente relacionado às particularidades de cada projeto, no entanto, alguns itens tendem a ser comuns. Veja a seguir 4 itens que geralmente se repetem e que você pode usar:
a. Revisão do objetivo e escopo do projeto: para esse item, prepare um ou dois slides reforçando o objetivo inicial do projeto, escopo e tempo de projeto.
b. Coleta de expectativas e definição de indicadores de sucesso: elabore uma ou duas perguntas que possam ser feitas para coletar as expectativas e prepare alguns indicadores que você acha relevante acompanhar ao longo do projeto.
c. Organização e rotina de projeto: onde ficarão registradas as pautas, atas de reunião e backlog de projeto? Você irá usar algum aplicativo específico para acompanhar o cronograma? Quais serão as rotinas de reuniões, relatório de atividades e status de projeto? Quem são os responsáveis por cada frente do projeto?
d. Próximos passos: nesse item, prepare quais são as primeiras atividades a serem realizadas e o prazo delas. Isso pode mudar durante o kick-off, mas sempre vá preparado com próximos passos bem definidos. Já separe algumas datas sugestivas para o primeiro relatório de atividades e status do projeto.
Se algo muito específico além desses itens precisar entrar na pauta, reserve alguns minutos para isso. Geralmente, os itens ii e iv são aqueles que consomem mais tempo da reunião, leve isso em consideração na sua organização.
Condução da Reunião de Kick-off
Chegou o grande dia da reunião! Conforme dito no início desse artigo, é normal que você esteja ansioso para esse encontro, principalmente se você é o responsável por conduzi-la. Se você investiu energia no passo 2 e 3, saiba que você fez o seu dever de casa. Agora é manter o foco e atenção para a reunião que você irá conduzir.
Tudo começa na abertura. A abertura é o momento para você criar rapport e garantir que todos estão prontos para iniciar. Lembra da pesquisa que você fez sobre os envolvidos? Use isso a seu favor nessa etapa, conecte-se genuinamente com essas pessoas e mostre o seu compromisso com o projeto.
Nessa etapa, se o segmento do projeto ou o escopo definido ainda é algo novo para você, ser franco e compartilhar essa informação com as pessoas geralmente é uma boa forma de criar rapport e despertar a empatia dos participantes. Mostrar vulnerabilidade é uma boa estratégia desde que você transmita ao mesmo tempo compromisso e confiança com a condução do projeto.
Lembre-se de iniciar a reunião com um bom nível de energia e empolgação. Em alguns casos essa é a reunião mais importante do dia (ou da semana) dos participantes. Atenda essa expectativa expressando o mesmo entusiasmo.
Vencida essa etapa, é importante que você alinhe a agenda e o objetivo da reunião. Compartilhe o objetivo e os tópicos que você preparou. Antes de entrar no primeiro item da pauta, pergunte se mais alguém tem algum ponto importante a ser adicionado.
Uma dica importante para perguntas a um grupo: pergunte às pessoas individualmente pelo nome ao invés de fazer referência ao todo. Você não precisa passar por todas as pessoas, mas isso garantirá envolvimento do grupo sempre que você precisar de alguma interação.
Se alguém indicar algum item que precisa ser discutido e que você já previu abordar, indique o momento em que isso será discutido. Caso o contrário, a sugestão é começar pelas pautas novas levantadas. Pense na experiência do seu cliente ou dos principais stakeholders, eles querem ser ouvidos e querem ter suas expectativas atendidas.
Revisão do objetivo e escopo do projeto
Apesar de em alguns casos ser um pouco repetitivo, levantar o objetivo do projeto e o escopo é uma etapa fundamental. Explique a importância de retomar esse tópico: garantir que você entendeu o projeto e que todos estão na mesma página.
Em projetos complexos e de longa duração, onde os principais envolvidos tendem a ser pessoas ocupadas e com muitas coisas na cabeça, algumas coisas podem passar batido. Não é incomum ter alguns pontos que precisam ser levemente ajustados no objetivo e escopo desenhado.
É melhor garantir esse alinhamento no kick-off do que ter pessoas frustradas no final do projeto.
Coleta de expectativas e definição de indicadores de sucesso
Agora vem a hora de coletar expectativas e definir indicadores. Abra espaço para as pessoas compartilharem as expectativas. Você irá perceber que as expectativas podem variar bastante apesar de um mesmo objetivo estar definido. Entender bem as expectativas irão ajudar você, gestor de projeto, a engajar e motivar pessoas específicas em pontos chaves do projeto.
Quanto mais experiência com o escopo e o segmento do projeto, melhor terá sido a sua sugestão de indicadores de acompanhamento. Caso algum novo indicador apareça, anote para garantir o acompanhamento. A melhora de indicadores chaves é uma das evidências de sucesso de um projeto e todos ficarão felizes de ter feito esse alinhamento já no início.
Organização e rotina de projeto
O grau de importância que as pessoas dão para esse item da pauta varia muito. Geralmente está associado ao grau de confiança de relacionamento entre as partes envolvidas e a experiências anteriores. No entanto, se você quer prestar um serviço ou gerir um projeto de forma profissional você não deve pular essa etapa.
Conduza essa etapa mostrando que todo o projeto será documentado e que será transparente e auditável. Isso tranquiliza os principais stakeholders e reforça a responsabilidade de todos.
Próximos passos
A última parte da reunião é a definição de próximos passos. Em alguns casos particulares e dependendo do tempo que resta para a reunião, esse é um alinhamento que pode ser feito assíncrono. Conforme dito no passo 3, o item d. é uma pauta demorada.
Se durante a reunião surgiram pautas não previstas ou dúvidas específicas sobre os próximos passos estão aparecendo, talvez seja mais produtivo alinhar de forma assíncrono. O mais importante aqui é deixar claro a todos que já existe trabalho a ser feito com uma data a ser entregue.
Cronogramas tendem a ser apertados e os recursos escassos. O comprometimento com o ritmo e a alocação de recurso eficiente se pratica desde o início.
Antes de encerrar a reunião, reforce o seu compromisso individual com o projeto e da sua empresa e novamente demonstre empolgação com o início das atividades!
Resumo após a reunião de kick-off
Mesmo com o término da reunião de kick-off, ainda há trabalho a ser feito.
A partir do kick-off o principal desafio do projeto passa a ser a manutenção do ritmo de projeto e o engajamento dos participantes. Vários elementos influenciam nesses desafios, mas o que está no controle do gestor de projeto é uma boa comunicação e obtenção de compromisso das pessoas.
Após o kick-off, está na hora de compartilhar a ata da reunião com os participantes. Dependendo de quão fiel a reunião foi ao seu planejamento, o próprio compartilhamento da pauta cp, alguns incrementos pontuais e os próximos passos definidos já é suficiente.
Caso a reunião tenha fugido completamente do planejado, organize o que foi discutido e o porquê a discussão mudou de direção e compartilhe com os participantes.
Essa é uma prática que tranquiliza os principais stakeholders, reforça as responsabilidades dos envolvidos e transmite profissionalismo na gestão do projeto. Também é um reforço à transparência e garante que, caso você tenha deixado passar algum ponto, que alguém possa lembrar você.
Conclusão
Uma reunião de kick-off é uma oportunidade para reforçar compromisso, atender e alinhar expectativas e dar início a um cronograma de atividades.
Como toda reunião, possui um alto grau de incerteza e a melhor forma para se preparar é pesquisando sobre os participantes e entendendo a fundo o projeto que está prestes a começar.
Aqui na Inside já realizamos algumas dezenas de kick-offs e elaboramos esse artigo com nossas principais práticas e experiências. Se você chegou até aqui é porque provavelmente irá participar ou conduzir uma reunião de kick-off.
Não hesite em nos procurar caso tenha alguma dúvida ou precise um apoio para a sua reunião de kick-off.
